Sesuai dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan serta peraturan Kepala ANRI Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan, bahwa Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten harus melaksanakan Audit Kearsipan Internal, agar penyelenggaraan kearsipan sesuai standar peraturan kearsipan.

Dalam upaya mewujudkan penyelenggaraan kearsipan yang baik dan benar memerlukan beberapa komponen, meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan yang didukung oleh Sumber Daya Manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya. Penyelenggaraan kearsipan sebagaimana di maksud dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, bertujuan untuk menjamin terciptanya arsip dan ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, terwujudnya pengelolaan arsip yang handal, perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan, keselamatan dan keamanan arsip, keselamatan aset nasional dan mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional serta meningkatkan kualitas pelayanan publik.

Agar tujuan penyelenggaraan kearsipan dapat tercapai maka di perlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah dan standar kearsipan. Untuk menjamin bahwa pencipta arsip, baik pada tingkat pusat maupun daerah dalam penyelenggaraan kearsipan sesuai dengan peraturan perundang-undangan perlu di laksanakan pengawasan kearsipan yang komprehensif. Hal ini sejalan dengan semangat Percepatan Reformasi Birokrasi Pemerintah Daerah yang di canangkan oleh Kementerian  Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi yaitu dengan memasukkan Indeks Manajemen Kearsipan sebagai salah satu komponen 8 area perubahan yaitu pada Penguatan Tata Laksana.

Sosialisasi Pengawasan/Audit Internal Kearsipan ini  sebagai tindak lanjut dari pengawasan atau audit kearsipan yang telah dilaksanakan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan Gubernur melalui Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Tengah pada tahun 2017, dan juga sebagai upaya mendorong Organisasi Perangkat Daerah selaku pencipta arsip untuk mewujudkan pengelolaan arsip yang andal, terciptanya keamanan, keselamatan dan ketersediaan arsip yang autentik serta terpercaya sebagai aset nasional.

Dalam menghadapi tantangan VUCA ( Volatility, Uncertainty, Complexity dan Ambiguity ) ke depan yaitu situasi dunia yang kita hidup sekarang di mana adanya perubahan yang sangat  cepat, keadaan yang tidak pasti dan tidak terduga , di pengaruhi oleh banyak orang dan kompleks. Adanya ketidakpastian ini menggambarkan situasi dimana orang akan sulit mempredikasi sebuah keakuratan yang terjadi. Untuk  menghadapi tantangan tersebut, di perlukan kemampuan untuk beradaptasi secara cepat dan efisien dengan perubahan yang cepat termasuk penyelenggaraan kearsipan harus sesuai dengan peraturan kearsipan guna mendukung terwujudnya penyelenggaraan pemerintahan yang baik, bersih dan akuntabel.

Hilangnya beberapa arsip milik Negara dan pemerintah daerah, polemik asset negara dan asset daerah karena tidak didukung oleh bukti kepemilikan arsip, sulitnya menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat di organisasi perangkat daerah, penumpukan arsip di sembarangan tempat, pengelolaan arsip yang tidak sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan merupakan permasalahan kearsipan  yang sangat kompleks yang sering terjadi pada pemerintahan dan organisasi perangkat daerah. Salah satu indikator tata kelola pemerintahan yang baik adalah ditentukan dengan tata kelola pengarsipan yang baik pula. Bukan hanya kinerja keuangan dan pembangunan yang membutuhkan audit dan pengawasan, tetapi bidang kearsipan pun harus dilaksanakan audit dan pengawasan kearsipan, karena urusan kearsipan merupakan salah satu urusan wajib pada pemerintah daerah sehingga penyelenggaraannya harus diawasi.

Pengawasan atau audit kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standar  kearsipan dalam penyelenggaraan kearsipan. Pengawasan/Audit  Kearsipan Internal dilaksanakan oleh Lembaga Kearsipan Daerah dalam hal ini adalah Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan.  Bupati melalui Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) Kabupaten Grobogan akan melaksanakan Audit Kearsipan Internal bagi Organisasi Perangkat Daerah di Kabupaten Grobogan pada tahun  ini, yang di awali dengan kegiatan Sosialisasi  Pengawasan atau Audit Kearsipan Internal. Melalui Audit Kearsipan Internal nantinya akan diperoleh peta kondisi penyelenggaraan kearsipan daerah Kabupaten Grobogan. Dengan adanya audit kearsipan akan memberikan ruang bagi organisasi perangkat daerah untuk melakukan perubahan berdasarkan rekomendasi hasil audit. Perlu diketahui bahwa tujuan audit kearsipan sebenarnya bukan untuk menghukum tetapi bagaimana agar organisasi perangkat daerah selaku pencipta arsip melaksanakan pengelolaan arsip di lingkungan masing-masing secara prosedural dan sistemik.

Dengan adanya Sosialisasi Pengawasan Kearsipan Internal ini merupakan tahapan awal bagi kita semua untuk lebih mengetahui apa itu pengawasan atau audit kearsipan, untuk itu kepada peserta Sosialisasi kami berharap agar :

  • 1.  Mengikuti kegiatan ini dengan penuh perhatian dan serap setiap informasi yang diberikan oleh Narasumber;

2.  Tindak lanjuti hasil Sosialisasi Pengawasan/Audit Kearsipan Internal di organisasi perangkat daerah masing - masing dan ;

3.  Laporkan kepada pimpinan Organisasi Perangkat Daerah untuk melakukan persiapan pelaksanaan Audit Kearsipan Internal.

     Terhadap Organisasi Perangkat Daerah, agar mempersiapkan hal – hal sebagai berikut :

      a.  Setiap OPD agar menyediakan Record Center (Ruang penyimpanan/Pengelolaan Arsip);

      b.  OPD agar menetapkan Petugas Pengelola Arsip dengan Surat Keputusan Kepala Organisasi Perangkat Daerah;

      c.  OPD agar memfasilitasi sarana prasarana dalam pengelolaan Arsip;

      d.  Setiap OPD agar menerapkan pengelolaan dan penyimpanan arsip sesuai dengan standar peraturan kearsipan.

WhatsApp Image 2021 03 31 at 12.58.37 PM WhatsApp Image 2021 03 31 at 12.58.43 PM

WhatsApp Image 2021 04 01 at 10.06.31

Buku Letter C adalah arsip vital yang dimiliki desa yang berisi informasi terkait hal milik tanah dan membutuhkan perhatian khusus dalam pemeliharaannya. Mengingat pentingnya arsip buku Letter C Desa ini, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan selaku Lembaga Kearsipan Daerah membuat terobosan baru dengan menyelenggarakan Layanan Restorasi Arsip Buku Letter C Desa atau Si Cesa.

Guna mewujudkan hal tersebut,Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan pada hari ini Rabu, 31 Maret 2021 telah menyelenggarakan Sosialisasi Restorasi Arsip Buku Letter C Desa dalam rangka pembentukan desa percontohan tertib arsip tahun 2021. Sosialisasi ini dihadiri oleh 5 orang Kasi Pemerintahan dan 24 Aparatur Pemerintah Desa dari Kecamatan Kedungjati, Kecamatan Grobogan, Kecamatan Godong, Kecamatan Penawangan, dan Kecamatan Pulokulon.

Sosialisasi dibuka langsung oleh Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan, Bapak Suprianto yang di dampingi oleh para Kepala Bidang dan Narasumber dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Tengah. Dalam sambutannya Bapak Supriyanto mengatakan bahwa “Desa yang hadir dalam kegiatan ini akan mejadi desa percontohan di Kabupaten Grobogan untuk Restorasi Buku Arsip Letter C Desa”. Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan juga menghimbau untuk desa dapat mulai menganggarkan perbaikan dan restorasi arsip buku Letter C Desa, hal ini dikarenakan dalam restorasi arsip membutuhkan bahan, materi, dan sarana prasarana yang cukup banyak dan membutuhkan biaya. Kedepannya bagi pemerintah desa yang ingin melakukan restorasi arsip buku Letter C Desa bisa langsung mendaftar secara online melalui laman website Dinas Kearsipan dan Perpustakan Daerah Kabupaten Grobogan atau website Pemkab Grobogan dengan mengklik tautan Si Cesa.

sinta 1                       WhatsApp Image 2021 03 09 at 13.45.39                         sinta 2

WhatsApp Image 2021 03 10 at 13.52.11

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan selaku Lembaga Kearsipan tingkat Kabupaten telah melaksanakan pemusnahan arsip. Pemusnahan Arsip berpedoman pada SK Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan Nomor 045.32/040/2021 tentang Pemusnahan Arsip Tahun 2021, Surat Persetujuan Bupati Grobogan Nomor 045.35/408/VIII/2021 tentang Persetujuan Pemusnahan Arsip, dan Surat Pertimbangan Panitia Penilai Arsip Tahun 2021.

Pemusnahan Arsip Pemerintah Kabupaten Grobogan tahun 2021 dilakukan terhadap 5.134 berkas dari periode 1964-2014. Kegiatan ini disaksikan langsung oleh Ketua Tim Penilai Arsip, Pejabat perwakilan dari  Inspektorat dan Bagian Hukum Sekretariat Daerah Kabupaten Grobogan. Pemusnahan arsip dilaksanakan dengan cara di lebur/ di cacah di PT Papertech Indonesia Magelang. Ketua Tim Penilai Arsip, Pejabat perwakilan dari  Inspektorat dan Bagian Hukum Sekretariat Daerah Kabupaten Grobogan telah memastikan bahwa seluruh arsip telah dimusnahkan sesuai dengan prosedur  dan menjamin bahwa isi informasi dan fisik arsip sudah dimusnahkan. Kegiatan pemusnahan arsip ini tertuang dalam Berita Acara Pemusnahan Arsip. Perlu digaris bawahi bahwa Pemusnahan arsip ini harus dilakukan secara rutin agar penyelenggaraan kearsipan dapat dilakukan dengan baik dan menyelamatkan arsip-arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan dan informasional.

WhatsApp Image 2020 12 07 at 12.40.52

 

Minimnya sumberdaya manusia dan sarana prasarana penyimpanan kearsipan masih menjadi kendala yang cukup besar pada OPD di Kabupaten Grobogan, termasuk pada Bagian Tata Pemerintahan Setda Grobogan. Padahal arsip yang tercipta pada Bagian Tapem Setda Grobogan, banyak diantaranya merupakan arsip yang bernilai sejarah dan bersifat statis. Karena tidak terkelola dengan baik menyebabkan arsip menjadi kacau, bercampur antara arsip yang tidak bernilai guna dengan arsip yang bernilai guna sejarah, dengan kondisi tempat penyimpanan tidak standar dan bertumpuk pada rak - rak yang tidak tertata dengan baik.

Hal tersebut menjadikan keprihatinan Kepala Bagian Tata Pemerintahan Setda Grobogan, Drs. Mokamad, yang kemudian mengambil langkah dengan menjalin kerjasama dengan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan, melalui surat permohonan yang dikirimkan. Upaya kerjasama tersebut mendapat respon sangat positif dari Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan, Supriyanto, S.Sos, MM melalui kepala bidang Kearsipannya dengan segera menjadwalkan kegiatan penyelamatan arsip penting pada Bagian Tapem Setda Grobogan.

Kegiatan penyelamatan arsip dilaksanakan pada tanggal 14 September 2020, diawali dengan identifikasi jenis arsip dan kondisi arsip, kemudian dilakukan seleksi untuk memisahkan arsip yang memiliki nilai guna dan tidak bernilai guna, hingga dilakukan pemindahan atau evakuasi arsip ke Depo Arsip Dinarpusda guna penyelamatan lebih lanjut, hal itu dilakukan mengingat kondisi ruangan pada Bagian Tapem yang tidak memadai.

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan menghimbau kepada semua OPD di Kabupaten Grobogan untuk melaksanakan pengelolaan kearsipan secara baku, mengingat arsip yang tercipta pada OPD merupakan arsip  yang penting, yang merupakan bukti akuntabilitas kinerja, sebagai sumber infromasi yang autentik dan  terpercaya, serta merupakan memori kolektif daerah yang harus diselamatkan

Dalama rangka meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia sebagai tenaga pengelola Kearsipan Sekolah Dasar dan cara penataan kearsipan baik surat masuk dan surat keluar, maka Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan menyelenggarakan Bimbingan Teknis Kearsipan bagi pengelola arsip Sekolah Dasar Se- Kabupaten Grobogan.

Kegiatan Bimtek dilaksanakan pada tanggal 25 dan 28 Agustus 2020 bertempat di Ruang Aula Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan selama 4 (empat) hari dengan jumlah peserta 50 orang pengelola Arsip Sekolah Dasar wilayah Kecamatan Purwodadi dan Kecamatan Tawangharjo.

Bimbingan Teknis Kearsipan bagi Pengelola Arsip Sekolah Dasar ini menghadirkan Narasumber dari Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah Bapak Andreas Lukito, S.Sos. (Arsiparis Ahli Madya). Adapun materi yang disampaikan dalam bimbingan teknis ini meliputi: 

- Pengantar Kearsipan

- Prosedur pengurusan surat masuk dan surat keluar dilingkungan sekolah  

- Prosedur penataan berkas di lingkungan sekolah

- Prosedur Pengelolaan dan penyimpanan  arsip dinamis inaktif  dirak atau rol opec

Dengan mengikuti Bimbingan Teknis Kearsipan Bagi Pengelola Arsip Sekolah Dasar Se- Kabupaten Grobogan ini, kami berharap para pengelola kearsipan akan memiliki bekal yang cukup berkaitan dengan wawasan, pengetahuan kearsipan maupun ketrampilan teknis dalam pengelolaan arsip, sehingga akan mampu berperan secara maksimal dalam menunjang kelancaran dan keberhasilan melaksanakan tugas di Sekolah tempat saudara bekerja, semoga kegiatan ini bermanfaat bagi kita semua.

Go to top
JSN Boot template designed by JoomlaShine.com