Sesuai dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan serta peraturan Kepala ANRI Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan, bahwa Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten harus melaksanakan Audit Kearsipan Internal, agar penyelenggaraan kearsipan sesuai standar peraturan kearsipan.

Dalam upaya mewujudkan penyelenggaraan kearsipan yang baik dan benar memerlukan beberapa komponen, meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan yang didukung oleh Sumber Daya Manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya. Penyelenggaraan kearsipan sebagaimana di maksud dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, bertujuan untuk menjamin terciptanya arsip dan ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, terwujudnya pengelolaan arsip yang handal, perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan, keselamatan dan keamanan arsip, keselamatan aset nasional dan mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional serta meningkatkan kualitas pelayanan publik.

Agar tujuan penyelenggaraan kearsipan dapat tercapai maka di perlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah dan standar kearsipan. Untuk menjamin bahwa pencipta arsip, baik pada tingkat pusat maupun daerah dalam penyelenggaraan kearsipan sesuai dengan peraturan perundang-undangan perlu di laksanakan pengawasan kearsipan yang komprehensif. Hal ini sejalan dengan semangat Percepatan Reformasi Birokrasi Pemerintah Daerah yang di canangkan oleh Kementerian  Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi yaitu dengan memasukkan Indeks Manajemen Kearsipan sebagai salah satu komponen 8 area perubahan yaitu pada Penguatan Tata Laksana.

Sosialisasi Pengawasan/Audit Internal Kearsipan ini  sebagai tindak lanjut dari pengawasan atau audit kearsipan yang telah dilaksanakan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan Gubernur melalui Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Tengah pada tahun 2017, dan juga sebagai upaya mendorong Organisasi Perangkat Daerah selaku pencipta arsip untuk mewujudkan pengelolaan arsip yang andal, terciptanya keamanan, keselamatan dan ketersediaan arsip yang autentik serta terpercaya sebagai aset nasional.

Dalam menghadapi tantangan VUCA ( Volatility, Uncertainty, Complexity dan Ambiguity ) ke depan yaitu situasi dunia yang kita hidup sekarang di mana adanya perubahan yang sangat  cepat, keadaan yang tidak pasti dan tidak terduga , di pengaruhi oleh banyak orang dan kompleks. Adanya ketidakpastian ini menggambarkan situasi dimana orang akan sulit mempredikasi sebuah keakuratan yang terjadi. Untuk  menghadapi tantangan tersebut, di perlukan kemampuan untuk beradaptasi secara cepat dan efisien dengan perubahan yang cepat termasuk penyelenggaraan kearsipan harus sesuai dengan peraturan kearsipan guna mendukung terwujudnya penyelenggaraan pemerintahan yang baik, bersih dan akuntabel.

Hilangnya beberapa arsip milik Negara dan pemerintah daerah, polemik asset negara dan asset daerah karena tidak didukung oleh bukti kepemilikan arsip, sulitnya menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat di organisasi perangkat daerah, penumpukan arsip di sembarangan tempat, pengelolaan arsip yang tidak sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan merupakan permasalahan kearsipan  yang sangat kompleks yang sering terjadi pada pemerintahan dan organisasi perangkat daerah. Salah satu indikator tata kelola pemerintahan yang baik adalah ditentukan dengan tata kelola pengarsipan yang baik pula. Bukan hanya kinerja keuangan dan pembangunan yang membutuhkan audit dan pengawasan, tetapi bidang kearsipan pun harus dilaksanakan audit dan pengawasan kearsipan, karena urusan kearsipan merupakan salah satu urusan wajib pada pemerintah daerah sehingga penyelenggaraannya harus diawasi.

Pengawasan atau audit kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standar  kearsipan dalam penyelenggaraan kearsipan. Pengawasan/Audit  Kearsipan Internal dilaksanakan oleh Lembaga Kearsipan Daerah dalam hal ini adalah Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan.  Bupati melalui Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) Kabupaten Grobogan akan melaksanakan Audit Kearsipan Internal bagi Organisasi Perangkat Daerah di Kabupaten Grobogan pada tahun  ini, yang di awali dengan kegiatan Sosialisasi  Pengawasan atau Audit Kearsipan Internal. Melalui Audit Kearsipan Internal nantinya akan diperoleh peta kondisi penyelenggaraan kearsipan daerah Kabupaten Grobogan. Dengan adanya audit kearsipan akan memberikan ruang bagi organisasi perangkat daerah untuk melakukan perubahan berdasarkan rekomendasi hasil audit. Perlu diketahui bahwa tujuan audit kearsipan sebenarnya bukan untuk menghukum tetapi bagaimana agar organisasi perangkat daerah selaku pencipta arsip melaksanakan pengelolaan arsip di lingkungan masing-masing secara prosedural dan sistemik.

Dengan adanya Sosialisasi Pengawasan Kearsipan Internal ini merupakan tahapan awal bagi kita semua untuk lebih mengetahui apa itu pengawasan atau audit kearsipan, untuk itu kepada peserta Sosialisasi kami berharap agar :

2.  Tindak lanjuti hasil Sosialisasi Pengawasan/Audit Kearsipan Internal di organisasi perangkat daerah masing - masing dan ;

3.  Laporkan kepada pimpinan Organisasi Perangkat Daerah untuk melakukan persiapan pelaksanaan Audit Kearsipan Internal.

     Terhadap Organisasi Perangkat Daerah, agar mempersiapkan hal – hal sebagai berikut :

      a.  Setiap OPD agar menyediakan Record Center (Ruang penyimpanan/Pengelolaan Arsip);

      b.  OPD agar menetapkan Petugas Pengelola Arsip dengan Surat Keputusan Kepala Organisasi Perangkat Daerah;

      c.  OPD agar memfasilitasi sarana prasarana dalam pengelolaan Arsip;

      d.  Setiap OPD agar menerapkan pengelolaan dan penyimpanan arsip sesuai dengan standar peraturan kearsipan.