BAB I

PENDAHULUAN

• LatarBelakang

Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan adalah salah satu OPD pada Pemerintah Kabupaten Grobogan yang dibentuk berdasarkan Nomor 15 Tahun 2016 tentang KedudukanSusunan Organisasi, Tugas Pokok, Fungsi Uraian Tugas Jabatan Dan Tata Kerja Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan. Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan merupakan salah satu unsur pelaksana otonomi daerah dan merupakan bagian dari perangkat daerah. Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan juga merupakan unsur pelaksana implementasi kebijakan pembangunan daerah yang dituangkan dalam dokumen Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah (RPJPD) dan Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD).

Merujuk pada Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Perencanaan Pembangunan Nasional dan sesuai dengan pasal 272 Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah dinyatakan bahwa setiap Perangkat Daerah wajib menyusun Rencana Strategis (Renstra). Rencana Strategis Perangkat Daerah adalah dokumen perencanaan Perangkat Daerah untuk periode lima tahun yang memuat tujuan, strategi, kebijakan, program dan kegiatan pembangunan yang disusun sesuai dengan tugas dan fungsi Perangkat Daerah serta berpedoman pada Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) dan bersifat indikatif.

Amanah Undang-undang tersebut dalam rangka mengimplementasikan kebijakan pembangunan daerah sesuai urusan pemerintahan sebagaimana diatur dalam undang-undang 23 tahun 2014, maka Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan wajib menyusun Renstra SKPD se-periode dengan RPJMD-nya yaitu tahun 2016-2021.

Dengan berakhirnya masa berlaku RPJMD Kabupaten Grobogan periode 2011 – 2016 dan telah disusunnya RPJMD periode 2016 – 2021 yang mengusung visi, misi, tujuan, sasaran dan kebijakan pemerintahan di bawah kepemimpinan Bupati periode 2016-2021, maka Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan wajib menyusun Rencana Strategis Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan periode 2016-2021. Rencana Strategis Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan secara subtansial merupakan implementasi atas misi ke-6, yaitu Meningkatkan kualitas sumber daya aparatur, tata kelola pemerintahan yang akuntabel dan kualitas pelayanan publik.

Rencana Strategis Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan pada prinsipnya disusun secara paralel dengan penyusunan RPJMD Pemerintah Kabupaten Grobogan Tahun 2016-2021. Metodologi penyusunan mengacu pada Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 86 Tahun 2017 tentang Tentang Tata Cara Perencanaan, Pengendalian Dan Evaluasi Pembangunan Daerah, Tata Cara Evaluasi Rancangan Peraturan Daerah Tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah Dan Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah, Serta Tata Cara Perubahan Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah, Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah, Dan Rencana Kerja Pemerintah Daerah. Proses penyusunan Renstra Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan DaerahKabupaten Grobogan telah dimulai sejak awal 2016 dengan langkah awal mengindentifikasi isu-isu strategis, hasil evaluasi RPJMD, evaluasi Renstra periode berjalan, telaah terhadap Renstra Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah. Pada tahap tertentu proses penyusunan Renstra disesuaikan dengan visi dan misi Bupati terpilih yang dituangkan dalam dokumen RPJMD.

Dokumen Rencana Strategis Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan DaerahKabupaten Grobogan diharapkan mampu menjadi acuan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Kabupaten Grobogan dalam menjalankan penyelenggaraan urusan wajib kearsipan dan perpustakaan. Dengan implementasi Renstra 2016-2021 secara konsisten diharapkan keberadaan Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan mampu menjamin arah pembangunan dibidang tata kelola pemerintah yang akuntabel dan berjalan sesuai dengan arah kebijakan Pemerintah Daerah dan secara akumulatif mampu mewujudkan sasaran strategis pembangunan daerah dan mendukung terwujudnya sasaran strategis pembangunan nasional.

• LandasanHukum

DasarhokumdalampenyusunanRencanaStrategisDinasKearsipan Dan PerpustakaanDaerah KabupatenGroboganTahun 2011 – 2016:

1. Undang – UndangNomor 13 Tahun 1959 TentangPembentukan Daerah – Daerah KabupatenDalamLingkunganProvinsiJawa Tengah;
2. Undang – UndangNomor 10 Tahun 2004 TentangPembentukanPeraturanPerundang – undangan;
3. Undang – UndangNomor 25 Tahun 2004 TentangSistemPerencanaan Pembangunan Nasional ( Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 104 , TambahanLembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4421 );
4. Undang – UndangNomor 23 Tahun 2014 tentangPemerintahan Daerah ( Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 125, TambahanLembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4437 ) sebagaimanatelahbeberapa kali diubahterakhirdenganUndang – UndangNomor 12 Tahun 2008 TentangPerubahanKeduaatasUndang – UndangNomor 32 Tahun 2004 TentangPemerintahan Daerah ( Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 59,Tambahan Lembaran Negara RepublikIndonesiaNomor 4844 );
5. Undang – UndangNomor 17 Tahun 2007 TentangRencana Pembangunan JangkaPanjangNasionalTahun 2005 – 2025;
6. Undang – UndangNomor 43 Tahun 2009 TentangKearsipan;
7. PeraturanPemerintahNomor 58 Tahun 2005 tentangPengelolaanKeuangan Daerah ( Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2005 Nomor 140, TambahanLembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4578 );
8. PeraturanPemerintahNomor 39 Tahun 2006 Tentang Tata caraPengendaliandanEvaluasiPelaksanaan Pembangunan;
9. PeraturanPemerintahNomor 40 Tahun 2006 Tentang Tata caraPenyusunanRencana Pembangunan Nasional;
10. PeraturanPemerintahNomor 8 Tahun 2008 TentangTahapan, Tata caraPenyusunan, PengendaliandanEvaluasiPelaksanaanRencana Pembangunan Daerah;
11. PeraturanPemerintahNomor 28 Tahun 2012 TentangPelaksanaanUndang – UndangNomor 43 Tahun 2009TentangKearsipan.
12. PeraturanPemerintahNomor 18 Tahun 2016 TentangPerangkat Daerah;
13. PeraturanMenteriDalamNegeriNomor 13 Tahun 2006 tentangPedomanPengelolaanKeuangan Daerah sebagaimanatelahdiubahdenganPeraturanMenteriDalamNegeriNomor 59 Tahun 2007 TentangPerubahanatasPeraturanMenteriDalamNegeriNomor 13 TentangPedomanPengelolaanKeuangan Daerah;
14. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 86 Tahun 2017 Tentang tata cara Perencanaan, Pengendalian dan Evaluasi Pembangunan Daerah , Tata Cara Evaluasi Rancangan Peraturan Daerah tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah dan Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah, Serta tata cara Perubahan Rencana Kerja Pemerintah Daerah.
15. Peraturan Daerah KabupatenGroboganNomor 14 Tahun2005 TentangTatacaraPenyusunanRencana Pembangunan Daerah danPelaksanaanMusyawarahPerencanaan Pembangunan Daerah KabupatenGrobogan.
16. Peraturan Daerah KabupatenGroboganNomor 11 Tahun2007 TentangRencana Pembangunan JangkaPanjang Daerah KabupatenGroboganTahun 2005 – 2025.
17. Peraturan DaerahKabupatenGroboganNomor 10 Tahun2016 TentangRencana Pembangunan JangkaMenengah Daerah KabupatenGroboganTahun 2016 – 2021.
18. PeraturanBupatiKabupatenGroboganNomor 66 Tahun 2016 TentangKedudukanSusunanOrganisasi, TugasPokok, FungsiUraianTugasJabatan Dan Tata KerjaDinasKearsipan Dan Perpustakaan Daerah KabupatenGrobogan

• Maksud dan Tujuan

Maksud penyusunan Renstra Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan Tahun 2016 – 2021 untuk menyediakan dokumen perencanaan jangka menengah Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan yang dapat memastikan arah kinerja Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan sertamemberikan arah dalam menjalankan berbagai program dan kegiatan untuk jangka waktu lima tahun kedepan.

SedangkantujuandisusunnyaRenstraDinasKearsipan Dan PerpustakaanDaerahKabupatenGroboganadalah :

1. Mengidentifikasiisu-isustrategisbidangkearsipandanketerkaitannyadenganisustrategispembangunandaerahsertaisustrategiskearsipan di tingkatProvinsiJawa Tengah danNasional;
2. MerumuskanVisi, Misi, TujuandanSasaranDinasKearsipan Dan PerpustakaanDaerahKabupatenGroboganTahun 2016 – 2021;
3. MerumuskanindicatorkinerjasasarandanindicatorkinerjautamaDinasKearsipan Dan PerpustakaanDaerahKabupatenGroboganTahun 2016 – 2021;
4. Merumuskankebijakandalambentuk program dankegiatanindikatifuntukmencapaisasaranstrategis/indicatorkinerjautama.

• SistematikaPenulisan

DokumenRenstraDinasKearsipan Dan PerpustakaanDaerah KabupatenGroboganterdiridaridelapanbab, yaitu :

Bab I     Bab II   Bab III   Bab IV     Bab V   Bab VI   Bab VII   Bab VIII

Pendahuluan Yangterdiridari sub babLatarBelakang, LandasanHukum, MaksuddanTujuandanSistematikaPenulisan. GambaranPelayananPD   Yangterdiridari sub babTugas, Fungsi, danStrukturOrganisasi, SumberDaya,KinerjaPelayanandanTantangandanPeluangPengembanganPelayanan.   Permasalahan dan Isu-isuStrategis BerdasarkanTugasdanFungsi yang terdiridari sub babIdentifikasiPermasalahanBerdasarkanTugasdanFungsiPelayanan, TelaahanVisi, Misidan Program Kepala Daerah danWakilKepala Daerah Terpilih,TelaahanRenstra ANRI, TelaahanRenstraBadanArsipdanPerpustakaan Daerah ProvinsijawaTengah,TelaahanRencana Tata Ruang Wilayah danKajianLingkunganHIdupStrategisdanPenentuanIsu-isuStrategis.   TujuandanSasaran, Tujuan sasaran yang berisi tujuan dan sasaran OPD yang diberikan indikator.   StrategidanKebijakan Yang berisi tentang strategi dan kebijakan atas jawaban permasalahan dan isu isu strategis OPD.   Rencana Program danKegiatan serta Pendanaan   Kinerja Penyelenggaraan Bidang Urusan.   Penutup, berisitentangpedomantransisidankaidahpelaksanaanRenstra

 

BAB II                                                                                                                                   

GAMBARAN PELAYANAN DINAS KEARSIPAN DAN

PERPUSTAKAAN DAERAH

 

• 2.1 Tugas, Fungsi dan Struktur Organisasi

 

Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 15 Tahun 2016 tentang KedudukanSusunan Organisasi, Tugas Pokok, Fungsi Uraian Tugas Jabatan Dan Tata Kerja Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan, adapun rincian tupoksinya dimuat dalah perbub nomor 66 Tahun 2016.

Sesuai dengan Peraturan Bupati Nomor 66 Tahun 2016Tentang :

“Kedudukan Susunan Organisasi, Tugas Pokok, Fungsi Uraian Tugas Jabatan Dan Tata Kerja Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan.”

Mempunyai Tugas Pokok melaksanakan urusan pemerintah daerah berdasarkan asas otonomi daerah dan tugas pembantuan di bidang kearsipan dan perpustakaan.

Adapun Fungsi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan adalah :

1. Penyusunan program kerja dibidang pengelolaan kearsipandan perpustakaan daerah.
2. Perumusan kebijakan teknis dibidang pengelolaan kearsipan dan perpustakaan.
3. Pengoordinasian,pengembangan,dan fasilitasi kegiatan di bidang kearsipan dan perpustakaan.
4. Pembinaan, dan pengendalian kegiatan dibidang kearsipan dan perpustakaan.
5. Pelaksanaan monitoring, evaluasi , dan pelaporan kegiatan di bidang kearsipan dan perpustakaan.
6. Pengelolaan kesekertariatan dinas dan
7. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Bupati sesuai tugas dan fungsinya.

Sedangkan Struktur OrganisasiDinas Kearsipan Dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan dibentuk berdasarkan Peraturan Bupati Kabupaten Grobogan Nomor 66 Tahun 2016 Tentang Kedudukan Susunan Organisasi, Tugas Pokok, Fungsi Uraian Tugas Jabatan Dan Tata Kerja Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan :

1. Kepala Dinas

Kepala kantor mempunyai tugas pokok melaksanakan urusan pemerintah daerah berdasarkan asas otonomi daerah dan tugas pembantuan di bidang kearsipan dan perpustakaan.

Kepala Dinas mempunyai fungsi :

1. Perumusan kebijakan teknis dibidang pengelolaan kearsipan dan perpustakaan.
2. Pengoordinasian,pengembangan,dan fasilitasi kegiatan di bidang kearsipan dan perpustakaan.
3. Pembinaan, dan pengendalian kegiatan dibidang kearsipan dan perpustakaan.
4. Pelaksanaan monitoring, evaluasi , dan pelaporan kegiatan di bidang kearsipan dan perpustakaan.
5. Pengelolaan kesekertariatan dinas dan
6. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Bupati sesuai tugas dan fungsinya.
7. Sekretariat

Sekretariat mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas kepala dinas dengan menyiapkan bahan koordinasi perumusan kebijakan teknis dan memberikan pelayanan administratif dan fungsional kepada semua unsur di lingkungan Dinas, menyelenggarakan administrasi umum, surat menyurat, kepegawaian, keuangan, hubungan masyarakat, sarana dan prasarana perlengkapan, urusan rumah tangga, protokol, perjalanan dinas, kearsipan, hukum dan ketatalaksanaan serta penyusunan perencanaan program dan pelaporan.

Sekertaris mempunyai fungsi :

1. Penyusunan program kerja dibidang kesekertariatan Dinas.
2. Penyiapan bahan koordinasi dan penyusunan perumusan kebijakan teknis di bidang kearsipan dan perpustakaan.
3. Penyiapan bahan koordinasi dan pelaksanaan tugas ketatausahaan, administrasi umum dan surat menyurat.
4. Pengelolaan kepegawaian, sarana dan prasarana, perlengkapan, urusan rumah tangga, protokol, hubungan masyarakat, ketatalaksanaan dinas, hukum, kearsipan, pengelolaan perencanaan program  dan penyusunan pelaporan.
5. Pengelolaan keuangan perjalanan dinas dan pertanggung jawaban keuangan.
6. Penyusunan bahan dalam rangka pembinaan teknis fungsional.
7. Pelaksanaan tugas lain  yang diberikan oleh kepala kantor sesuai dengan bidang tugasnya.

3. Sub bagian perencanaan dan keuangan

Sub bagian perencanaan dan keuangan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas sekertaris dalam perumusan kebijakan, pengoordinasian, pembinaan, pengendalian, pengelolaan dan pemberian bimbingan di bidang perencanaan dan keuangan, monitoring, evaluasi, pelaporan, dan sistem informasi Dinas.

4. Sub Bagian Umum

Kepala Sub Bagian Umum mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Sekretaris dalam perumusan kebijakan, pengoordinasian, pembinaan, pengendalian, pengelolaan dan pemberian bimbingan di bidang administrasi umum, surat-menyurat, kepegawaian, hubungan masyarakat, sarana dan prasarana, perlengkapan, urusan rumah tangga, protokol, perjalanan dinas, kearsipan, hukum, dan ketatalaksanaan.

5. Bidang Kearsipan

Kepala Bidang Kearsipan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Kepala Dinas dalam perumusan kebijakan teknis, pelaksanaan, pengkoordinasian, pembinaan, pengawasan, pengendalian, pengelolaan dan fasilitasi, evaluasi dan pelaporan kegiatan di bidang pengelolaan, preservasi pemeliharaan, layanan, otomasi, dan pemanfaatan arsip.

Kepala Bidang Kearsipan mempunyai fungsi :

1. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis di bidang pengelolaan, preservasi, pemeliharaan, layanan, otomasi dan pemanfaatan arsip.
2. Pengkoordinasian dan pelaksanaan kegiatan di bidang pengelolaan, preservasi, pemeliharaan, layanan, otomasi dan pemanfaatan arsip.
3. Pembinaan, pengawasan, dan pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan, preservasi, pemeliharaan, layanan, otomasi dan pemanfaatan arsip.
4. Pengelolaan dan fasilitasi kegiatan di bidang pengelolaan, preservasi, pemeliharaan, layanan, otomasi dan pemanfaatan arsip.
5. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan kegiatan di bidang pengelolaan, preservasi, pemeliharan, layanan, otomasi dan pemanfaatan arsip; dan
6. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Kepala kepada Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.

6. Seksi Pengolahan Kearsipan

Kepala Seksi Pengolahan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Kepala Bidang Kearsipan dalam penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pengoordinasian, pembinaan, pengawasan, pengendalian, pengelolaan, fasilitasi, evaluasi dan pelaporan kegiatan di bidang pengolahan, penataan, akuisisi, penilaian arsip dinamis dan statis.

7. Seksi Preservasi dan Pemeliharaan Arsip

Kepala Seksi Preservasi dan Pemeliharaan Arsip mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Kepala Bidang Kearsipan dalam penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pelaksanaan, pngoordinasian, pembinaan, pengawasan, pengendalian, pengelolaan, fasilitasi, evaluasi dan pelaporankegiatan di bidang preservasi, pemeliharaan, perbaikan, penyelamatan dan pelestarian arsip in aktif dan statis, alih media, dan reproduksi arsip, dan pemusnahan arsip in aktif.

8. Seksi Layanan, Otomasi dan Pemanfaatan Arsip.

Kepala Seksi Layanan, Otomasi dan pemanfaatan Arsip mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Kepala Bidang Kearsipan dalam penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pelaksanaan, pengoordinasian, pembinaan, pengawasan, pengendalian, pengelolaan, fasilitasi, evaluasi dan pelaporan kegiatan di bidang layanan, otomasi dan pemanfaatan arsip.

9. Bidang Perpustakaan

Kepala Bidang Perpustakaan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Kepala Dinas dalam perumusan kebijakan teknis,pelaksanaan, pengkoordinasian, pembinaan, pengawasan, pengendalian, pengelilaan dan fasilitasi, evaluasi dan pelaporan kegiatan di bidang pengembangan koleksi, layanan, otomasi, kerjasama perpustakaan, konservasi, alih media, pemeliharaan dan pelestrian bahan perpustakaan.

Kepala Bidang Perpustakaan mempunyai fungsi :

1. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis di bidang perpustakaan.
2. Pengkoordinasian dan pelaksanaan kegiatan di bidang perpustakaan.
3. Pembinaan, pengawasan, dan pengendalian kegiatan di bidang perpustakaan.
4. Pengelolaan dan fasilitasi kegiatan di bidang perpustakaan.
5. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan kegiatan di bidang perpustakaan; dan
6. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.

10. Seksi Pengembangan Koleksi dan Pengolahan Bahan Perpustakaan.

Kepala Seksi Pengembangan Koleksi dan Pengolahan Bahan Perpustakaan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Kepala Bidang Perpustakaan dalam penyiapanbahan perumusan kebijakan teknis, pelaksanaan, pengoordinasian, pembinaan, pengawasan, pengendalian, pengelolaan, fasilitasi, evaluasi dan pelaporan kegiatan di bidang pengembangan koleksi, dan pengolahan bahan perpustakaan.

11. Seksi Layanan, Otomasi dan Kerjasama Perpustakaan.

Kepala Seksi Layanan, Otomasi dan Kerjasama Perpustakaan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Kepala Bidang Perpustakaan Bidang Perpustakaan dalam penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pelaksanaan, pengoordinasian, pembinaan, pengawasan, pengendalian,pengelolaan, fasilitasi, evaluasi dan pelaporan kegiatan di bidang layanan, otomasi, dan kerjasama perpustakaan.

12. Seksi Konservasi, Alih Media dan Pelestarian Bahan Perpustakaan.

Kepala Seksi Konservasi, Alih Media dan Pelestarian Bahan Perpustakaan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Kepala Bidang Perpustakaandalam penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pelaksanaan, pengoordinasian, pembinaan, pengawasan, pengendalian, pengelolaan, fasilitasi, evaluasi dan pelaporan kegiatan di bidang konservasi, alih media dan pelestarian bahan perpustakaan.

13. Bidang Pengembangan dan Pembinaan Kearsipan dan Perpustakaan.

Kepala Bidang Pengembangan dan Pembinaan Kearsipan dan Perpustakaan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Kepala Dinas dalam perumusan kebijakan teknis, pelaksanaan, pengkoordinasian, pembinaan, pengawasan, pengendalian, pengelolaan dan fasilitasi, evaluasi dan pelaporan kegiatan di bidang pengembangan dan pembinaan kearsipan dan perpustakaan.

Kepala Bidang Pengembangan dan Pembinaan Kearsipan dan Perpustakaan mempunyai fungsi :

1. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis di bidang pengembangan  dan pembinaan kearsipan dan perpustakaan;
2. Pengkoordinasian dan pelaksanaan kegiatan di bidang pengembangan  dan pembinaan kearsipan dan perpustakaan;
3. Pembinaan, pengawasan, dan pengendalian kegiatan di bidang pengembangan  dan pembinaan kearsipan dan perpustakaan;
4. Pengelolaan dan fasilitasi kegiatan di bidang pengembangan  dan pembinaan kearsipan dan perpustakaan;
5. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan kegiatan di bidang pengembangan  dan pembinaan kearsipan dan perpustakaan; dan
6. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.

14. Seksi Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan.

Kepala Seksi Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Kepala Bidang Pengembangan dan Pembinaan Kearsipan dan Perpustakaan dalam penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pelaksanaan, pengkoordinasian, pembinaan, pengawasan, pengendalian, pengelolaan, fasilitasi, evaluasi dan pelaporan kegiatan di bidang pembinaan dan pengawasan kearsipan.

15. Seksi Pembinaan dan Pengembangan Perpustakaan

Kepala Seksi Pembinaan dan Pengembangan Perpustakaan mempunyai tugas pokok mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Kepala Bidang pengembangan dan Pembinaan Kearsipan dan Perpustakaan dalam penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pelaksanaan, pengkoordinasian, pembinaan, pengawasan, pengendalian, pengelolaan, fasilitasi, evaluasi dan pelaporan kegiatan di bidang pembinaan dan pengembangan perpustakaan.

16. Seksi Pengembangan Kearsipan dan Pembudayaan Kegemaran Membaca

Kepala Seksi Pengembangan Kearsipan dan Pembudayaan Kegemaran Membaca mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Kepala Bidang Pengembangan dan Pembinaan Kearsipan dan Perpustakaan dalam penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pelaksanaan, pengoordinasian, pembinaan, pengawasan, pengendalian, pengelolaan, fasilitasi, evaluasi dan pelaporan kegiatan di bidang pengembangan kearsipan dan pembudayaan kegemaran membaca.

17. Kelompok Jabatan Fungsional Tertentu

Kelompok Jabatan Fungsional Tertentu di lingkungan Dinas mempunyai tugas tugas dan tanggungjawab membantu sebagian tugas  Kepala Dinas dalam melaksanakan kegiatan teknis sesuai dengan keahlian, keterampilan dan spesialisasinya masing – masing dan bersifat mandiri berdasarkan peraturan perundang – undangan yang berlaku.

Adapunstrukturorganisasi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan dapat di gambarkansebagaiberikut  :

Gambar 2.1

Struktur Organisasi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan

PICTURE\\

 

Gambar 2.1Struktur Organisasi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan

• 2.1 Sumber daya

          Keadaan aparatur dilingkungan Sekertariat / Bidang menurut variasi  golongan.

Jumlah pegawai Kantor Arsip dilihat dari golongan menunjukan golongan IV sebanyak  1 orang, golongan III sebanyak 9 orang, dan golongan II sebanyak 5 orang.

Dilihat dari golongan kepegawaian, rata-rata pegawai berada pada golongan 3, golongan 2 dan golongan 4 hanya dijabat oleh personil yang terbatas. 

Selengkapnya pegawai berdasarkan golongan dan jenis kelamin dapat dilihat pada tabel 2.1 sebagai berikut :

 Tabel 2.1

Jabatan	Laki-laki					Perempuan					Jml
	Gol I	Gol   II	Gol III	Gol   IV	Jml	Gol I	Gol   II	Gol   III	Gol   IV	Jml
Kepala	-	-	-	1	1	-	-	-	-	-	1
Sekertaris									1	1	1
Sub Bagian umum	-					-			1	1	1
Sub bag Perencanaan Dan Keuangan			1		1						1
Fungsional Pustakawan								1		1	1
Bidang Kearsipan								1		1	1
Seksi Pengolahankearsipan								1		1	1
Seksi Preservasi dan Pemeliharaan Arsip								1		1	1
Seksi Layanan, Otomasi,dan Pemanfaatan Arsip			1		1						1
Bidang Perpustakaan				1	1						1
Seksi Pengembangan Koleksi dan Pengolahan Bahan Perpustakaan								1		1	1
Seksi Layanan, Otomasi, dan Kerjasama Perpustakaan								1		1	1
Seksi Konservasi, Alih Media dan pelestarian Bahan Perpustakaan				1	1						1
Bidang Pengembangan dan Pembinaan Kearsipan dan Perpustakaan									1	1	1
Seksi Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan									1	1	1
Seksi Pembinaan dan Pengembangan Perpustakaan				1	1						1
Seksi Pengembangan Kearsipan dan Pembudayaan Kegemaran Membaca				1	1						1
Jumlah	0	0	2	5	7	0	0	7	3	10	17

Kemudian jika dilihat dari jabatan eselon yang diemban, sampai dengan tahun 2017 jumlah pejabat eselon III sebanyak 4 orang terdiri dari 3 orang perempuan, dan 1 orang laki laki pejabat eselon IV sebanyak 11 orang  yaitu 5 laki-laki dan 6 perempuan. Dalam perspektif gender jumlah pejabat perempuan lebih banyak dari laki laki. Selengkapnya dapat dilihat pada tabel berikut :

Tabel 2.2

Keadaan Kepegawaian / Personil menurut Eselon (orang)

No	Eselon	Laki-laki	Perempuan	Jumlah
1	Eselon II b	1	0	1
2	Eselon III a	1	2	3
3	Eselon III b	0	1	1
3	Eselon IV a	5	6	11
	Jumlah, Eselon II, III, IV	7	9	16

Keadaan Kepegawaian / Personil menurut jenjang Pendidikan, Jumlah pegawai menurut jenjang pendidikan menunjukan sebagian besar merupakan lulusan Sarjana yaitu sebanyak 7 orang,untuk pegawai berijasah D3 sebanyak 2 orang dan pegawai berijasah SLTA sebanyak 3 orang sedangkan yang berijasah SLTP sebanyak 1 orang.Dilihat dari tingkat pendidikan, rata-rata sarjana S1 yaitu laki-laki 4 dan perempuan 3. Ada selisih sedikit dalam hal pendidikan bagi pegawai perempuan, artinya tidak ada kesenjangan jender antara pegawai laki-laki dan perempuan karena memiliki pendidikan yang sama.

Selengkapnya pegawai berdasakan tingkat pendidikan dapat dilihat pada tabel 2.3 berikut ini :

Tabel 2.3

Keadaan Kepegawaian / Personil menurut jenjang Pendidikan (orang)

No	Tingkat Pendidikan	Laki-laki	Perempuan	Jumlah
1	PascaSarjana ( S2 )	3	4	7
2	Sarjana     ( S1 )	4	6	10
3	SarjanaMuda	1	3	4
4	SekolahLanjutan Tingkat Atas( SLTA )	3	2	5
5	SekolahLanjutan Tingkat Pertama ( SLTP )	0	1	1
6	SekolahDasar	0	0	0
	Jumlah	11	16	27

Keadaan Kepegawaian / Personil yang telah mengikuti Diklat Perjenjangan/struktural , Jumlah pegawai yang telah mengikuti Diklat Perjenjangan/struktural sebanyak 16 orang. Jenjang struktural Spama/Diklat Pim. III sebanyak 15 orang dan jenjang struktural Adumla/Adum/Diklat Pim. IV sebanyak 1 orang, dengan begitu semua pejabat di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah telah mengikuti diklat structural/Pim. Selengkapnya dapat dilihat pada tabel 2.4 sebagai berikut :

 Tabel 2.4

Keadaan Kepegawaian / Personil yang telah mengikuti

Diklat Perjenjangan / struktural (orang)

No	JenjangStruktural	Laki-laki	Perempuan	Jumlah
1	Spamen/Diklat Pim. II	0	0	0
2	Spama/Diklat Pim. III	6	9	15
3	Adumla/Adum/Diklat Pim. IV	1	0	1

Sedangkan sarana dan prasarana untuk mendukung kegiatan pelayanan di bidang kearsipan di Kantor Arsip Daerah Kabupaten Grobogan adalah :

Tabel 2.4

Asset Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah

Kabupaten Grobogan per 31 Desember 2017

No	Nama Barang	Satuan	Kuantitas	Nilai Barang	Kondisi
1	2	3	4	5	6
1	Elektrik Generating Set	Buah	1	7.500.000	Baik
2	Mobil	Buah	4	576.436.071	Baik
3	Sepeda motor	Buah	10	127.923.000	Baik
4	Mesin ketik	Buah	2	3.086.847	Baik
5	Alat Pengganda ( Mesin Laminating)	Buah	1	1.200.000	Baik
6	Roll O pack	Buah	5	71.648.172	Baik
7	Rak Besi	Buah	38	123.963.000	Baik
8	Rak arsip	Buah	74	51.456.000	Baik
9	Filling cabinet	Buah	4	11.335.000	Baik
10	Brankas	Buah	3	48.142.500	Baik
11	Kardek	Buah	1	3.500.000	Baik
12	Lemari Kaca	Buah	1	6.400.000	Baik
13	Rak Dorong	Buah	1	20.000.000	Baik
14	Rak Display	Buah	1	7.000.000	Baik
15	Papan nama struktur organisasi	Buah	1	1.000.000	Baik
16	Papan panel	Buah	2	4.800.000	Baik
17	Moving palan	Buah	1	30.732.500	Baik
18	Papan data	Buah	2	5.926.146	Baik
19	Papan Pengumuman	Buah	4	2.641.010	Baik
20	Staples Besar	Buah	1	745.000	Baik
21	Overhead Projector	Buah	2	21.245.760	Baik
22	Troly angkut	Buah	1	3.218.233	Baik
23	Kursi dan Meja	Buah		211.848.841	Baik
24	Mesin Penghisap Debu	Buah	2	10.720.805	Baik
25	Lemari es	Buah	2	4.686.000	Baik
26	AC ruangan	Buah	13	97.137.324	Baik
27	Kipas angin	Buah	1	250.000	Baik
28	Televisi	Buah	3	27.312.815	Baik
29	Laser disk	Buah	1	600.000	Baik
30	Korden	Buah	1	9.000.000	Baik
31	Compac Disk	Buah	1	697.000	Baik
32	Unit Power Suplay	Buah	1	1.475.000	Baik
33	Dispenser	Buah	1	1.750.000	Baik
34	Tabung pemadam kebakaran	Buah	6	11.914.250	Baik
35	Tower	Titik	2	85.000.000	Baik
36	Komputer	Buah	8	97.104.367	Baik
37	Note book	Buah	8	38.823.500	Baik
38	Printer	Buah	5	33.384.000	Baik
39	Monitor	Buah	2	5.265.900	Baik
40	Scanner	Buah	2	20.091.996	Baik
41	Meja dan Kursi Rapat	Buah	2	47.143.059	Baik
42	Camera + Attachment	Buah	2	18.038.250	Baik
43	Microphon Wereles	Buah	1	2.293.000	Baik
44	Roll X	Buah	2	1.000.000	Baik
45	Handycam	Buah	1	13.048.317	Baik
46	CCTV	Buah	1	6.889.800	Baik
47	Faxsimile	Buah	2	4.869.745	Baik
48	Benner elektronik	Buah	4	38.000.000	Baik
49	Instalasi Gardu Listrik	Buah	1	43.056.000	Baik
50	Jaringan Listrik	Buah	1	37.583.000	Baik
	Jumlah			2.050.881.586

 

• Kinerja Pelayanan SKPD

Selama lima tahun terakhir capaian pelayanan pada Kantor Arsip Kabupaten Grobogan dapat dilihat pada tabel 2.1 berikut ini :

Tabel 2.5

Indikator Kinerja Sasaran

 

Indikator Kinerja	Satuan	Target Renstra SKPD Tahun ke-					Realisasi Capaian Tahun ke-					Rasio Capaian pada Tahun ke-
		2011	2012	2013	2014	2015	2011	2012	2013	2014	2015	2011	2012	2013	2014	2015
2	3	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20	21
Pengelolaan arsip secara baku	OPD	53	53	53	61	53	53	53	53	61	53	100	100	100	100	100
Peningkatan SDM pengelola kearsipan	orang	180	425	150	200	120	180	425	150	200	120	100	100	100	100	100
Jumlah pengunjung perpustakaan daerah dalam satu tahun	orang	10.000	11.000	12.000	14.000	15.000	11.882	10.590	9.160	16.770	19.645	118	96	76	119	130
Jumlah Koleksi buku milik perpustakaan	eks	36.000	36.000	40.000	40.000	43.000	35.401	37.682	40.370	42.445	44.787	98	104	100	106	104

Tabel 2.6

Pencapaian Kinerja Pelayanan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan

No	Indikator Kinerja Sesuai Tugas dan Fungsi SKPD	Satuan	Target Renstra SKPD Tahun ke -					Realisasi Capaian Tahun ke :					Rasio Capaian pada Tahun ke :
			2011	2012	2013	2014	2015	2011	2012	2013	2014	2015	2011	2012	2013	2014	2015
1	2	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19
1	Program Pelayanan Administrasi Perkantoran
1	Penyediaan Jasa Surat Menyurat	Bulan	12	12	12	12	12	12	12	12	12	12	100	100	100	100	100
2	Penyediaan Jasa Komunikasi, Sumber Daya Air dan Listrik	Bulan	12	12	12	12	12	12	12	12	12	12	100	100	100	100	100
5	Penyediaan Jasa Perbaikan Peralatan Kantor	Bulan	12	12	12	12	12	12	12	12	12	12	100	100	100	100	100
6	Penyediaan Alat Tulis Kantor	Bulan	12	12	12	12	12	12	12	12	12	12	100	100	100	100	100
7	Penyediaan Barang Cetakan dan Penggandaan	Bulan	12	12	12	12	12	12	12	12	12	12	100	100	100	100	100
8	Penyediaan Komponen Instalasi Listrik/ Penerangan Bangunan Kantor	Bulan	12	12	12	12	12	12	12	12	12	12	100	100	100	100	100
9	Penyediaan Bahan Bacaan dan Peraturan Perundang-undangan	Bulan	12	12	12	12		12	12	12	12		100	100	100	100
10	Penyediaan Makanan dan Minuman Kantor	Bulan	12	12	12	12	12	12	12	12	12	12	100	100	100	100	100
11	Rapat-Rapat Koordinasi dan konsultasi ke luar Daerah	Bulan	12	12	12	12	12	12	12	12	12	12	100	100	100	100	100
12	Rapat-Rapat Koordinasi dan Konsultasi ke Dalam Daerah	Kecamatan	19		19	19	19	19		19	19	19	100		100	100	100
13	Pemeliharaan utin / berkala arsip in aktif	Bulan	12	12	12	12	12	12	12	12	12	12	100	100	100	100	100
14	Pengelolaan Kebersihan, Keamanan dan Transportasi	Bulan	12	12	12	12	12	12	12	12	12	12	100	100	100	100	100
2	Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur
15	Pengadaan Peralatan Gedung Kantor	jenis	-	5	8	7	6	-	5	8	7	6		100	100	100	100
16	Pemeliharaan Rutin/ Berkala Gedung Kantor	paket	1	1	1	1	1	1	1	1	1	1	100	100	100	100	100
17	Pemeliharaan Rutin/ Berkala Kendaraan Dinas/ Operasional	kendaraan	6	7	7	7	8	6	7	7	7	8	100	100	100	100	100

No	Indikator Kinerja Sesuai Tugas dan Fungsi SKPD	Target IKK	Satuan	Target Renstra SKPD Tahun ke -					Realisasi Capaian Tahun ke :					Rasio Capaian pada Tahun ke :
				2011	2012	2013	2014	2015	2011	2012	2013	2014	2015	2011	2012	2013	2014	2015
1	2	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20
3	Program Peningkatan Disiplin Kantor
18	Pengadaan Pakaian Khusus Hari – Hari Tertentu		stel	20	40	40	40	40	20	40	40	40	40	100	100	100	100	100
4	Program Peningkatan Kapasitas Sumberdaya Aparatur
19	Pendidikan dan Pelatihan Non Formal		org	7	7	7	10	10	7	7	7	10	10	100	100	100	100	100
5	Program Peningkatan Pengembangan Sistem Pelaporan Capaian Kinerja dan Keuangan
20	Penyusunan Laporan Capaian Kinerja dan Ikhtisar Realisasi Kinerja SKPD		bulan	-	-	-	12	12	-	-	-	12	12	-	-	-	100	100
21	Penyusunan Pelaporan Keuangan Akhir Tahun		Dok	-	-	-	1	1	-	-		1	1	-	-	-	100	100
22	Pengelolaan Aset		bulan	-	-	9	12	12	-	-	9	12	12	-	-	100	100	100
23	Penyusunan LAKIP		buku	-	-	-	1	1	-	-		1	1	-	-	-	100	100
6	Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/ Arsip Daerah
24	Pameran Kearsipan		kali	1	1	1	1	1	1	1	1	1	1	100	100	100	100	100
25	Peningkatan Kinerja Pengelola Arsip SKPD Se – Kab. Grobogan		org	-	-	-	-	50	-	-	-	-	-	-	-	-	-	100
	Program Pemeliharaan Rutin / Berkala Sarana Dan Prasarana
26	Pelatihan Arsip Aktif Bagi Ormas (PKK)		org peserorgeserta	-	-	-	-	40	-	-	-		40	-	-	-	-	100
27	Fumigasi dan Termite Control		ruang	-	1	-	1	1	-	1	-	1	1	-	100	-	100	100
28	Pembinaan Kearsipan bagi SKPD		SKPD	-	-	-	-	7	-	-	-	-	7	-	-	-	-	100
7	Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi
29	Bintek Kearsipan bagi Perangkat desa		org	-	-	-	-	-	-	-	-	-	-	-	-	-	-	-
30	Peningkatan Ilmu Kearsipan Bagi Tata Usaha SMP Negeri		org	-	50	-	-	40	-	50	-	-	40	-	100	-	-	100
31	Pembentukan Desa Percontohan Tertib AdministrasiKearsipan		desa	-	-	-	3	2	-	-	-	3	2	-	-	-	100	100

 

Tabel 2.6

Anggaran dan Realisasi Pendanaan Pelayanan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah

Kabupaten Grobogan

No	Indikator Kinerja Sesuai Tugas dan Fungsi SKPD	Target Renstra SKPD Tahun ke -					Realisasi Capaian Tahun ke :					Rasio Capaian pada Tahun ke :
		2011 (ribu)	2012 (ribu)	2013 (ribu)	2014 (ribu)	2015 (ribu)	2011 (ribu)	2012 (ribu)	2013 (ribu)	2014 (ribu)	2015 (ribu)	2011 (ribu)	2012 (ribu)	2013 (ribu)	2014 (ribu)	2015 (ribu)
1	2	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20
1	Program Pelayanan Administrasi Perkantoran	125,300	219900	293,600	342,340	337,144	118,042	206.462	284.120	335.686	340.889
1	Penyediaan Jasa Surat Menyurat	11200	13400	16250	7500	900	11144	13303	15584	7498	8998	99,50	99,28	95,90	99,98	99,98
2	Penyediaan Jasa Komunikasi, Sumber Daya Air dan Listrik	12000	12000	10000	10000	10000	6074	5751	5296	7179	6255	50,62	47,93	52,97	71,80	62,55
5	Penyediaan Jasa Perbaikan Peralatan Kantor	3000	10000	10000	7000	9000	3000	9971	9988	7000	9000	100	99,71	99,98	100	100
6	Penyediaan Alat Tulis Kantor	17000	17000	23500	24000	20000	16999	17000	23399	24000	19999	100	100	99,57	100	100
7	Penyediaan Barang Cetakan dan Penggandaan	17000	17000	22000	20700	23000	17000	16999	21897	20699	23000	100	99,99	99,54	100	100
8	Penyediaan Komponen Instalasi Listrik/ Penerangan Bangunan Kantor	6000	4000	5000	6000	7500	6000	4000	4997	6000	7500	71,67	100	99,94	100	100
9	Penyediaan Bahan Bacaan dan Peraturan Perundang-undangan	4500	6000	6000	6600	7140	3225	6000	6000	6319	7135	100	100	100	95,74	99,93
10	Penyediaan Makanan dan Minuman Kantor	12000	13500	17000	14500	15000	12000	13470	16992	14500	14973	100	99,78	99,96	100	99,82
11	Rapat-Rapat Koordinasi dan konsultasi ke luar Daerah	15000	25000	46500	87500	80200	15000	25000	46399	87500	80172	100	100	99,78	100	99,97
12	Rapat-Rapat Koordinasi dan Konsultasi ke Dalam Daerah	27600	20000	35000	35000	34000	27600	19990	34885	35000	34000	100	99,95	99,67	100	100
13	Pemeliharaan utin / berkala arsip in aktif		65800	80500	86540	89544		58778	76934	83567	89544		89,33	95,57	96,57	100
14	Pengelolaan Kebersihan, Keamanan dan Transportasi		16200	21850	37000	40860		16200	21749	36424	40313		100	99,54	98,44	98,66
2	Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur
15	Pengadaan Peralatan Gedung Kantor		102000	65000	102560	80000		99818	64209	102248	79225		97,86	98,78	99,70	99,03
16	Pemeliharaan Rutin/ Berkala Gedung Kantor	12000	7000	20000	55000	50000	11010	6886	19900	54430	49625	91,75	98,37	99,50	98,96	99,25
17	Pemeliharaan Rutin/ Berkala Kendaraan Dinas/ Operasional	12000	12000	20000	25000	26000	12000	11992	19995	25000	25038	100	99,94	99,98	100	96,30

No	Indikator Kinerja Sesuai Tugas dan Fungsi SKPD	Target Renstra SKPD Tahun ke -					Realisasi Capaian Tahun ke :					Rasio Capaian pada Tahun ke :
		2011	2012	2013	2014	2015	2011	2012	2013	2014	2015	2011	2012	2013	2014	2015
1	2	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20
3	Program Peningkatan Disiplin Kantor
21	Pengadaan Pakaian Khusus Hari – Hari Tertentu	4000	10000	10000	15000	20000	4000	10000	9914	14908	19931	100	100	99,14	99,39	99,96
4	Program Peningkatan Kapasitas Sumberdaya Aparatur
22	Pendidikan dan Pelatihan Non Formal	15000	10000	20000	20000	25000	15000	9865	20000	20000	24969	100	98,65	100	100	99,88
5	Program Peningkatan Pengembangan Sistem Pelaporan Capaian Kinerja dan Keuangan
23	Penyusunan Laporan Capaian Kinerja dan Ikhtisar Realisasi Kinerja SKPD	-	-	-	7000	10000	-	-	-	6999	10000	-	99,98	-	99,99	100 100
24	Penyusunan Pelaporan Keuangan Akhir Tahun	-	-	-	7000	15000	-	-	-	6998	15000	-	-	-	99,97	100
25	Pengelolaan Aset		15000	20000	20000	20000		14997	19173	19999	20000	-	99,98	95,87	100	100
	Penyusunan LAKIP	-	-	-	7500	7500	-	-	-	7500	7500	-	-	-	100	100
6	Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/ Arsip Daerah
26	Pameran Kearsipan	-	27500	30000	45000	45000	-	27499	30000	45000	45000	90,83	-	100	95,96	100
27	Peningkatan Kinerja Pengelola Arsip SKPD Se – Kab. Grobogan	-	8500		50000	75000	-	8500		50000	74999	-	100	-	100	100
	Program Pemeliharaan Rutin / Berkala Sarana Dan Prasarana					64000
29	Pelatihan Arsip Aktif Bagi Ormas (PKK)	-	-	-	-	35000	-	-	-	-	63775	-	-	-	-	99,65
30	Fumigasi dan Termite Control	-	-	-	35000	80000	-	-	-	34134	34165	-	96,47	-	99,10	97,62
31	Pembinaan Kearsipan bagi SKPD	-	-	-		64000	-	-	-	-	79617	-	-	-	99,90	99,52
7	Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi
32	Bintek Kearsipan bagi BUMD	-	-	-	-	64000	-	-	-	-	63675	-	-	-	-	-
33	Peningkatan Ilmu Kearsipan Bagi Tata Usaha SMP Negeri	50000	-	-		64000	48293				44715		97,42			99,49
34	Pembentukan Desa Percontohan Tertib AdministrasiKearsipan				45000	45000				44582	63654					99,37

	Indikator Kinerja Sesuai Tugas dan Fungsi SKPD	Target Renstra SKPD Tahun ke -					Realisasi Capaian Tahun ke :					Rasio Capaian pada Tahun ke :
		2011	2012	2013	2014	2015	2011	2012	2013	2014	2015	2011	2012	2013	2014	2015
1	2	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20
5	Program Peningkatan Pengembangan Sistem Pelaporan Capaian Kinerja dan Keuangan
	Penyusunan Laporan Capaian Kinerja dan Ikhtisar Realisasi Kinerja SKPD				7500	7500				5460	7500				72,8	100
	Penyusunan Pelaporan Keuangan Akhir Tahun	8900	8900	8900	10000	10000	8900	8900	8900	100	10000	100	99,89	100	100	100
	Pengelolaan Aset		15000	20800	15000	15000		15000	20797	12960	15000		100	99,99	86,40	100
6	Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan
	Penyediaan bahan Pustaka perpustakaan umum	55000	50000	50000	50000	50000	53647	49177	48425	49136	48155	97,5	98,35	96,85	98,27	96,31
	Sosialisasi Pemasyarakatan Perpustakaan			20000					20000					100
	Penyedian bahan pustaka perpustakaan keliling	40000	30000	40000	40000	40000	39234	28573	38950	39270	39652	98,1	95,25	97,38	98,18	99,13
	Penyedian bahan pustaka masyarakat	55000	20000	40000	40000		54150	19640	38910	39270		98,5	98,20	97,28	98,18
	Penyediaan sarana prasarana Perpustakaan		32000					29280					91,50
	Pelatihan tenaga pengelola perpustakaan sekolah/masyarakat	50000	50000	50000			49880	50000	50000			99,8	100	100
	Bintek Perpustakaan sekolah dan masyarakat				50000	50000				49940	50000				99,88	100
	Pengadaan percontohan perpustakaan desa	50000	50000	50000	100000	24000	49530	48565	48145	95341	24000	99,1	97,13	96,29	95,34	100
	Workshop peningkatan minat baca pada anak sejak dini		30000	30000	30000			28800	29500	28400			96	98,33	94,67
	Sosialisasi Gerakan pemasyarakatan Minat baca				250000					24800					99,20
	Dana Pendampingan bahan pustaka siap layan	10000	5000					5000				0	100
	Pengadaan sepeda motor		52000					50413					96,02
	Pengembangan layanan Perpustakaan Umum			23081	25000				23081	24496				100	97,98
	Rapat Koordinasi Pengembangan Perpustakaan			25500	26700	28000			25500	26700	28000			100	100	100
	Lomba bercerita bagi anak					20000					20000					100
	Peremajaan automasi perpustakaan					10000					10000					97,89
	Pameran Buku murah dan penunjangnya				83000	114000				83000	111600				100
	Pengembangan layanan perpustakaan					24800					24650					99,40
	Bimbingan teknis pengelola perpustakaan
	Monitoring dan pembinaanPerpustakaan Binaan	39200	25800	36200	30800	30000	39090	23738	36180	29370	28465	99,7	92,01	99,94	95,36	94,88
	Penyediaan pengembangan layanan perpustakaan	40000					39425					98,6
	Lomba perpustakaan desa	20000					14344					71,7
	Penataan halaman kantor perpustakaan daerah					100000					99845					99,85
	Penyusunan peraturan daerah tentang penyelenggaraan perpustakaan					55000					55000					100
7	Program Penyelamatan dan Pelestarian Bahan Pustaka
	Pelestarian Karya cetak dan Karya Rekam			15000	15000	10000			15000	14496	10000			100	97,60	99,40
	Fumigasi dan Termite Control				26000	26000				26000	25811				100	99,27

 

Dari tabel 2.6 diatas dapat dilihat bahwa rasio antara realisasi dan anggaran Dinas Kearsipan dan Perpustakaan pada tahun 2011-2015 dapat dikatakan baik, hal ini dilihat pada angka rasio yang rata-rata mencapai 99%. Pada tahun 2015 rasio realisasi dan anggaran tidak mengalami perubahandibandingkan dengan tahun-tahun sebelumnya. Hal ini disebabkan anggarandapat terserap secara keseluruhan.

• Tantangan dan Peluang Pengembangan Pelayanan SKPD

Tantangan adalah hal-hal yang dapat menghambat kepada keberhasilan Program Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah antara lain :

1. Masih minimnya penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi di bidang kearsipan.
2. Tuntutan masyarakat yang semakin kompleks dalam mengakses dan memperoleh informasi di bidang kearsipan, serta
3. mempermudah pengelolaan arsip yang baik menggunakan teknologi informasi (e-arsip) guna mendukung pelaksanaan e-government.
4. Rendahnya kesadaran perangkat daerah untuk melakukan pengelolaan arsip secara baku.
5. Meningkatnyapermintaan masyarakat akan bahanbacaan perpustakaan dan jaminan hak masyarakat atas pelayanan dan pemanfaatan baik masyarakat membutuhkan adanya diversifikasi layanan perpustakaan, melalui mobil perpustakaan keliling, maupun layanan untuk masyarakat yang memiliki cacat dan atau kelainan fisik, emosional, mental, intelektual dan atau sosial.

Perpustakaan Daerah sebagai pusat jejaring belum optimal dalam kerjasama jejaring perpustakaan berbasis teknologi informasi komunikasi dengan semua jenis perpustakaan terutama Perpustakaan desa dan Perpustakaan sekolah, serta pengembangan layanan perpustakaan bagi masyarakat berkebutuhan khusus.

6. Budaya baca rendah, perpustakaaan berkontribusi dalam penguatan mentalitas-budaya kemandirian, gotong royong dan pelayanan, sebab fungsi perpustakaan mendorong perubahan pola pikir dan pembentukan karakter melalui kebiasaan membaca. Kehadiran lembaga perpustakaan dengan dukungan pustakawan yang kompeten seyogianya mampu menyediakan dan melayankan bahan bacaan yang berkualitas sesuai dengan muatan budaya lokal yang berciri khas Indonesia. Karya tulis, karya cetak,dan karya rekam sebagai sumber informasi menjadi penting karena mampu mendorong terjadinya perubahan sikap dan perilaku sehingga terwujud individu cerdas yang berfikir kreatif, inovatif,dan berdaya saing tinggi yang mampu menghadapi integrasi masyarakat Ekonomi ASEAN ( MEA 2015). Namun budaya baca masyarakat di Kabupaten Grobogan masih dalam tingkat katagori rendah.
7. Akses dan Pemanfaatan Perpustakaan Belum Optimal

Perpustakaan sebagai sarana mencerdaskan kehidupan bangsa, menyediakan beragam jenis sumber informasi baik cetak, tertulis maupun terekam yang jika dimanfaatkan seluas-luasnya oleh masyarakat dapat menciptakan suatu tatanan masyarakat pembelajar. Di era global saat ini, kebutuhan informasi masyarakat semakin berkembang dan beragam. Tuntutan layanan informasi yang cepat, murah,dan tepat menjadi tantangan bagi perpustakaan. Oleh karena itu, penyediaan sumber informasi sudah bertransformasi dari bentuk tercetak ke bentuk elektronik. Perluasan dan jangkauan layanan perpustakaan perlu dilakukan secara terstruktur dan masif. Berbagai sumber informasi yangdisediakan harus dapat mendukung perpustakaan sebagai sarana pendidikan, penelitian, pelestarian, penguatan ilmu pengetahuan,dan kebudayaan,serta sebagai sarana rekreasi. Oleh karena itu,perpustakaan harus mampu meningkatkan jumlah pemustaka yang memanfaatkan perpustakaan dengan berbagai upaya yang inovatif dan kreatif. Upaya tersebut wajib dilakukan, walaupun keberadaan perpustakaan dari segi kuantitas maupun kualitas belum memenuhi kebutuhan masyarakat se Kabupaten Grobogan dengan mencakup di desa – desa pada 19 Kecamatan

Sebagian besar masyarakat Indonesia, bahkan aparatur pemerintah baik dari level pimpinan sampai dengan staf masih mencitrakan dan mengapresiasikan arsip sebatas pada sisi fisiknya bukan dari sisi informasinya. Padahal arsip merupakan suatu bagian dari informasi dan bukti atas hak dan kewajiban pemerintah atau warga Negara yang dapat dimanfaatkan sebagai salah satu sumber informasi penting dalam proses kegiatan administrasi dan fungsi-fungsi manajemen birokrasi serta akuntabilitas kinerja organisasi yang merupakan kunci utama dalam penciptaan tata kelola pemerintahan yang bersih dan berwibawa.

        Di samping tantangan yang harus dihadapi Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan, terdapat juga beberapa peluang yang harus dimanfaatkan guna meningkatkan kualitas pelayanandan pengelolaan di bidang Kearsipan dan Perpustakaan, yaitu :

1. Adanya alokasi kegiatan pembinaanPengembangan dan Penyelamatan informasi penting terhadap arsip yang diciptakan oleh Pemerintahan Daerah kabupaten/kota, BUMD kabupaten/kota, perusahaan swasta/organisasi yang kantor usahanya dalam 1 (satu) Daerah kabupaten/kota.
2. Semakin meningkatnya koordinasi dan kerjasama yang baik antara lembaga, org maupun perorangan dalam rangka penyelamatan bahkan pertanggungjawaban naskah di Kabupaten Grobogan.
3. Adanya kebijakan untuk melakukan autentikasi arsip statis dan arsip hasil alih media yang dikelola Pemerintahan Daerah kabupaten/kota, BUMD kabupaten/kota, perusahaan swasta/organisasi yang kantor usahanya dalam 1 (satu) Daerah kabupaten/kota.
4. Peningkatan sosialisasi pemasyarakatan perpustakaan melalui promosi lewat radio daerah, kegiatan sosialisasi pemberdayaan perpustakaan desa, dan lomba-lomba story telling, membuat artikel, perpustakaan desa.
5. Pengembangan minat baca dan budaya baca dengan Pembentukan percontohan perpustakaan desa di setiap kecamatan se- Kabupaten Grobogan.
6. Penambahan jumlah, jenis dan mutu koleksi bahan pustaka setiap tahun 1000 eks di perpustakaan umum kabupaten grobogan
7. Penambahan jumlah, jenis dan mutu koleksi bahan pustaka ke perpustakaan sekolah dan desa setiap tahun
8. Pengembangan ruangan 1 (satu) unit layanan anak , 1 (satu) unit layanan referensi dan 1 (satu) paket internet
9. Peningkatan mutu sumber daya manusia dengan pelatihan-pelatihan perpustakaan dan penambahan personil pustakawan ( fungsional pustakawan )
10. Penambahan pengadaan sarana prasarana antara lain dengan rehab ringan gedung kantor, pengadaan rak, meja baca, dan lain-lain penunjang fasilitas pelayanan perpustakaan.
11. Pengembangan perpustakaan setiap tahun 8 unit.
12. Pelestarian bahan pustaka.

 

BAB III      

PERMASALAHAN DAN ISU – ISU STRATEGIS

• Identifikasi Permasalahan Berdasarkan Tugas dan Fungsi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan

Sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan telah melaksanakan tugas pokok dan fungsi dibidang kearsipan dan perpustakaan. namun masih ada permasalahan-permasalahan yang menghambat kinerja Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah sehingga pelayanannya belum optimal. Dengan melihat kondisi riil Dinas Kearsipan dan Perpustakaan memiliki permasalahan utama “Belum optimalnya pengelolaan arsip”. Hal ini disebabkan oleh akar permasalahan yang dihadapi Dinas Kearsipan dan PerpustakaanDaerah Kabupaten Grobogansebagai berikut :

1. Belum optimalnya pengelolaan arsip dinamis yang ada pada PD Se- Kab. Grobogan secara baku,belum adanya tenaga arsiparis, belum tersedianya payung hukum untuk mendukung pelaksanaan pengolahan arsip secara baku.
2. Belum optimalnya koordinasi antara PD,institusilain,Lembaga masyarakat, terkait dengan pengelolaan arsip statis.
3. Belum terlaksananya pengelolaan arsip yang terintegrasi dengan SIKD.
4. Belum optimalnya pemeliharaan arsip dinamis dan statis.
5. Masih rendahnya jumlah arsip statis yang terduplikasi.
6. Masih banyaknya arsip statis yang belum diketemukan.
7. Belum adanya pengelolaan dokumen/arsip yang dikelola dengansistem otomasi.
8. Belum tersedianya naskah peraturan tentang kearsipan yangditerbitkan.
9. Masih kurangnya SDM pengelola kearsipan.
10. Kurangnya sumber daya manusia secara kualitas dan kuantitas disebabkan oleh kurangnya minat menjadi pustakawan dan kurangnya pengetahuan dan ketrampilan tentang perpustakaan;
11. Kurangnya sarana dan prasarana perpustakaan yang memadai karena terbatasnya fasilitas layanan perpustakaan;
12. Kurangnya koleksi perpustakaan sehingga belum memenuhi kebutuhan pemustaka;
13. Layanan perpustakaan belum menjangkau ke seluruh kabupaten Grobogan Perpustakaan Daerah hanya memiliki satu unit mobil perpustakaan keliling yang melayani 19 kecamatan dan 280 desa.
14. Rendahnya jumlah perpustakaan masyarakat yang aktif
15. Belum tersediaanya electronic library.
16. Rendahnya minat baca masyarakat, dilihat dari jumlah pengunjung perpustakaan yang masih rendah dibandingkan dengan jumlah penduduk di Kabupaten Grobogan.

Tabel 5 masih rendahnya arsip yang terduplikasi

No	Indikator Sasaran	persentase sampai dengan th 2019	Persentase OPD yang menerapkan arsip secara baku
1	Persentase OPD yang menerapkan arsip secara baku	100%	100%

Tabel 14 ,16 data pengunjung perpustakaan

No	Indikator Sasaran	Tahun 2017	Tahun 2018	Keterangan
1	prosentase peningkatan   pemustaka yang berkunjung ke perpustakaan	34.055	29.312	Turun

• Telaahan Visi, Misi dan Program Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah

Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah terpilih telah menetapkan visi dan misi untuk 5 ( lima ) tahun masa jabatan yaitu :

“Terwujudnya Masyarakat Kabupaten Grobogan yang Sejahtera Secara Utuh dan Menyeluruh “

Visi tersebut dijelaskan sebagai Berikut:

1. Masyarakat yang sejahtera secara utuh
2. Masyarakat yang sejahtera secara menyeluruh

Visi tersebut akan diwujudkan dengan melaksanakan misi sebagai berikut :

1. Membangun dan meningkatkan infrastruktur jalan-jembatan, perhubungan, perumahan-pemukiman, dan sumberdaya air
2. Meningkatkan produktivitas pertanian dan ketahanan pangan
3. Pengembangan ekonomi kerakyatanbidang UMKM, industri, perdagangan, koperasi dan pariwisata
4. Peningkatan kualitas pelayanan pendidikan, kesehatan pemberdayaan masyarakat, keolahragaan, kepemudaan, KB dan pelayanan sosial dasar lainnya
5. Mewujudkan iklim investasi yang kondusif dan peningkatan penyerapan tenaga kerja
6. Meningkatkan kualitas sumber daya aparatur, tata kelola pemerintahan yang akuntabel dan kualitas pelayanan publik
7. Meningkatkan kelestarian sumberdaya alam, lingkungan hidup dan kualitas penataan ruang
8. Meningkatkan penghayatan nilai-nilai keagamaan dan pelestarian budaya masyarakat
9. Meningkatkan pemerataan pendapatan, pembangunan antar wilayah, kesetaraan gender, perlindungan anak dan penanggulangan kemiskinan

Dalam mencapai visi tersebut telah ditetapkan misi yang dapat mendorong tercapainya visi dimaksud. Sedangkan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan yang bertugas dalam penyelenggaraan pelayanan administrasi kearsipan dan Perpustakaan mendorong tercapainya visi tersebut dengan melaksanakan misi keempat dan keenam Kabupaten Grobogan yaitu :

1. Peningkatan kualitas pelayanan pendidikan, kesehatan pemberdayaan masyarakat, keolahragaan, kepemudaan, KB dan pelayanan sosial dasar lainnya.
2. Meningkatkan kualitas sumber daya aparatur, tata kelola pemerintahan yang akuntabel dan kualitas pelayanan public.

 

1. Dari misi tersebut Dinas Kearsipan dan Perpustakaan daerah meliliki dukungan terkait tujuan meningkatkan kualitas sumber daya aparatur, tata kelola pemerintahan yang akuntabel dan kualitas pelayanan publik. Dengan sasaran meningkatnya kwalitas E-Goverment, pengelolaan data / informasi dan arsip daerah serta pengamanan informasi sandi.Indikator sasaran yang harus dicapai Dinas Kearsipan dan Perpustakaan daerah adalah persentase SKPD yang menerapkan pengelolaan arsip secara baku, Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan,

Program Penyelamatan dan Pelestarian Koleksi Perpustakaan.

No Misi	Uraian Misi	Tujuan	Sasaran	Indikator Sasaran	Target Tahunan
					2016	2017	2018	2019	2020	2021
4	Peningkatan kwalitas pendidikan ,kesehatan pemberdayaan masyarakat,keolahragaan,kepemudaan,KB dan pelayanan sosial dasar lainya	Meningkatnya budaya dan minat baca masyarakat	Meningkatnya budaya minat baca masyarakat	prosentase peningkatan     pemustaka yang berkunjung ke perpustakaan	5%	5%	5%	10%	15%	20%
6	Meningkatkan kualitas sumber daya aparatur, tata kelola     pemerintahanyang akuntabel dan kualitas pelayanan publik	meningkatnya kwalitas pelayanan pengelolaan informasi kearsipan	Meningkatnya kwalitas pengelolaan arsip daerah	Persentase OPD yang menerapkan arsip secara baku	100%	100%	100%	100%	100%	100%

 

Pelaksanaan program diatas tidak terlepas dari berbagai permasalahan dan hambatan yang dihadapi dan faktor – faktor pendorong yang dapat mempercepat pencapaian misi.

Dalam rangka mencapai target yang telah ditentukan, maka strategi yang akan diambil adalah Meningkatkan pelayanan informasi kearsipan melalui peningkatan pelayanan dan pengelolaan arsip melalui teknologi informasi,meningkatkan pemeliharaan arsip,meningkatkan arsip yg terduplikasi Sedangkan kebijakan yang akan diambil adalah peningkatan pemanfaatan teknologi informasi dalam pengelolaan kearsipan, peningkatan profesionalisme pengelola arsip Perangkat Daerah.

Selanjutnya dari misi yang telah dipilih tersebut, akan disajikan faktor-faktor penghambat dan pendorong pelayanan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah yang dapat mempengaruhi pencapaian visi dan misi Kepala Daerah tersebut.

Faktor Penghambat dan Pendorong Pelayanan Terhadap

Pencapaian Visi, Misi dan Program Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah

Visi: Terwujudnya Masyarakat Kabupaten Grobogan yang Sejahtera Secara Utuh dan Menyeluruh
Misi dan Program KDH dan Wakil KDH Terpilih	Permasalahan Pelayanan SKPD	Faktor
		Penghambat	Pendorong
Misi.6 Meningkatkan kualitas sumber daya aparatur, tata kelola pemerintahan yang akuntabel dan kualitas pelayanan publik ·    Program peningkatan kwalitas pelayanan informasi kearsipan ·    Program penyelamatan dan pelestarian dokumen arsip daerah. ·    Program pemeliharaan sarana prasarana kearsipan. Misi ke 4 Peningkatan kwalitas pendidikan ,kesehatan pemberdayaan masyarakat,keolahragaan,kepemudaan,KB dan pelayanan sosial dasar lainya	·      belum tersedianya SDM/ arsiparis ·      Belum optimalnya pengelolaan arsip secara baku ·      Belum tersedianya payung hukum untuk mendukung pelaksanaan pengelolaan arsip secara baku ·      masih rendahnya jumlah arsip yang terduplikasi ·      belum optimalnya koordinasi antara PD 1.    Kurangnya sumber daya manusia secara kualitas dan kuantitas; 2.    Kurangnya sarana dan prasarana perpustakaan yang memadai karena terbatasnya fasilitas layanan perpustakaan; 3.    Kurangnya koleksi perpustakaan sehingga belum memenuhi kebutuhan pemustaka; 4.    Layanan perpustakaan belum menjangkau ke seluruh kabupaten Grobogan Perpustakaan Daerah hanya memiliki satu unit mobil perpustakaan keliling yang melayani 19 kecamatan dan 280 desa. 5.    Rendahnya jumlah perpustakaan masyarakat yang aktif 6.    Belum tersediaanya electronic library. 7.       Rendahnya minat baca masyarakat	·      Kurangnya SDM yang memadai ·      Informasi teknologi yang masih kurang. ·      Kurangnya sarana prasarana kearsipan. ·      Kurangnya koordinasi antara masyarakat dan PD 1.       Ketersediaan anggaran; 2.       Memiliki struktur organisasi dan tupoksi yang jelas sehingga tidak terjadi tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas; 3.       Adanya kejelasan pembagian kewenangan, kedudukan, tugas dan fungsinya berupa peraturan, pedoman, juklak, juknis pada setiap operasional kegiatan; 4.       Komitmen pimpinan dalam pengelolaan manajemen ; 5.       Meningkatnyapengunjung, anggota dan pemakai perpustakaan setiap tahunnya; 6.       Lokasiperpustakaan yang strategis ditengah kota sehingga mudah dijangkau masyarakat;	·   Pelaksanaan Bimtek secara kontinu dalam rangka peningkatan kualitas SDM ·   Dukungan kemajuan teknologi menunjang pelaksanaan pekerjaan ·   Bangunan gedung yang cukup memadai ·   Koordinasi internal yang dilakukan secara rutin dan berkala. 1.        Kurangnya minat menjadi pustakawan dan kurangnya pengetahuan dan ketrampilan tentang perpustakaan; 2.        Terbatasnya diklat pustakawan yang diselenggaran oleh pemerintah pusat/ provinsi; 3.        Kondisi bangunan perpustakaan yang kurang memadai, sehingga tidak menarik bagi pengunjung; 4.        Lemahnya supervisi, pembinaan dan stimulasi pada perpustakaan umum, perpustakaan khusus, perpustakaan sekolah, perpustakaan desa/kelurahan, dan perpustakaan masjid; 5.        Lemahnya koordinasi pengembangan perpustakaan; 6.        Masihrendahnya penggunaan teknologi informasi; 7.        koleksi belum dapat memenuhi kebutuhan pustaka baik kualitas dan kuantitas disemua jenis perpustakaan di Kabupaten Grobogan ; 8.        Belum optimalnya kegiatan pelestarian koleksi pustaka

• Telaah Renstra Badan Arsip dan Perpustakaan Povinsi Jawa   Tengah

Visi yang ingin dicapai oleh Badan Arsip Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah Pada Tahun 2013-2018 adalah “ARSIP DAN PERPUSTAKAAN SEBAGAI SUMBER INFORMASI DAN ILMU PENGETAHUAN YANG BERKUALITAS DAN BERDAYA SAING.”

 

Visi tersebut mengandung makna sebagai berikut :

• Arsip dan Perpustakaan sebagai sumber informasi dan ilmu pengetahuanmengandung pengertian bahwa arsip pada dasarnya merupakan rekaman informasi (recorded information) yang penting sehingga masyarakat menyadari betapa pentingnya arsip sehingga dapat didayagunakan sebagai sumber informasi baik untuk pengambil keputusan (arsip dinamis) maupun kepentingan kesejarahan (arsip statis). Perpustakaan sebagai sumber informasi dalam upaya meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan masyarakat sehingga memiliki daya saing yang tinggi.
• Arsip dan Perpustakaan yang berkualitas dan berdaya saing mengandung makna bahwa arsip yang disimpan, dikelola dan dilayankan memiliki nilai guna dalam penyelenggaraan pemerintahan dan sebagai bukti otentik dari hasil pembangunan. Sedangkan perpustakaan mengelola bahan perpustakaan yang terbaru dan berkualitas guna mengembangkan wawasan, pengetahuan dan keterampilan pemustaka yang mana pada gilirannya nanti menjadi masyarakat yang cerdas.

1. Misi

Guna mewujudkan visi tersebut terdapat Misi yang harus dilaksanakan, yaitu :

1. Meningkatkan kualitas SDM Arsip dan perpustakaan
2. Meningkatkan kualitas sarana dan prasarana kearsipan dan perpustakaan
3. Mengembangkan sistem kearsipan dan perpustakaan berbasis teknologi informasi
4. Meningkatkan manajemen kelembagaan arsip dan perpustakaan

1. Tujuan

1. Membangun kualitas Sistem Administrasi Kearsipan
2. Menyelenggarakan Pengelolaan dokumen dan arsip daerah
3. Membangun apresiasi masyarakat akan pentingnya arsip dan perpustakaan
4. Menyelenggarakan pelayanan informasi kearsipan dan perpustakaan
5. Membangun budaya baca masyarakat
6. Mengembangkan jumlah perpustakaan yang berkembang dan dikelola dengan baik.
7. Menyelamatkan khasanah arsip bernilai sejarah, serta melestarikan koleksi perpustakaan.

Adapun arah kebijakan yangakan dilaksanakan dalam rangka pencapaian visi dan misi Badan Arsip dan PerpustakaanProvinsi Jawa Tengah yang harus didukung pelaksanaannya oleh Kantor Arsip Daerah Kabupaten Grobogan adalah sebagai berikut:

• Meningkatkan pengelolaan arsip secara baku,melalui:
  1. Peningkatan profesionalisme pengelola arsip PD.
  2. Optimalisasi kompetensi dan kapasitas pengelola kearsipan.
• Meningkatkan koordinasi antara PD /institusi lain/lembaga masyarakat melalui peningkatan koordinasi antara PD/ institusi lain/ lembaga masyarakat
• Meningkatkan pelayanan dan pengelolaan arsip melalui teknologi informasi,melalui peningkatan pemanfaatan teknologi informasi dalam pengelolaan kearsipan.

Sedangkan sasaran strategis yang ingin diwujudkan dalam kurun waktu 5 tahun ke depan oleh Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah adalah sebagai berikut :

• Meningkatnya kualitas Sistem Administrasi Kearsipan
• Meningkatnya Pengelolaan dokumen / arsip daerah
• Meningkatnya apresiasi masyarakat akan pentingnya arsip dan perpustakaan
• Meningkatnya pelayanan informasi kearsipan dan perpustakaan
• Meningkatnya budaya baca masyarakat
• Meningkatnya jumlah perpustakaan yang berkembang dan dikelola dengan baik.
• Terselamatkannya khasanah arsip bernilai sejarah, serta lestarinya koleksi perpustakaan.

Dalam rangka mendukung apa yang sudah menjadi sasaran strategis Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah, maka dapat diidentifikasi kelemahan dan kuatan dari Kantor Arsip Daerah Kabupaten Grobogan sebagai berikut.

Permasalahan Pelayanan Berdasarkan Sasaran Renstra Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah Beserta Faktor Penghambat dan Pendorong Keberhasilan

Visi:       ARSIP DAN PERPUSTAKAAN SEBAGAI SUMBER INFORMASI DAN ILMU PENGETAHUAN YANG BERKUALITAS DAN BERDAYA SAING
Sasaran Jangka Menengah Renstra Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah	Permasalahan Pelayanan PD	Faktor:
		Penghambat	Pendorong
(1)	(2)	(3)	(4)
-       Meningkatnya kualitas Sistem Administrasi Kearsipan -       Meningkatnya Pengelolaan dokumen / arsip daerah -       Meningkatnya apresiasi masyarakat akan pentingnya arsip dan perpustakaan -       Meningkatnya apresiasi masyarakat akan pentingnya arsip dan perpustakaan -       Meningkatnya pelayanan informasi kearsipan dan perpustakaan -       Terselamatkannya khasanah arsip bernilai sejarah, serta lestarinya koleksi perpustakaan.	-   Kurangnya SDM -   Belum adanya sarana dan prasarana yang memadai -   Kurangnya teknologi informasi	-      Jumlah SDM yang kurang memadai -      Kompetensi yang kurang sesuai dengan bidangnya -      Sarana prasarana yang kurang memadai -      Penganggaran yang kurang memadai -      Teknologi informasi yang masih kurang	-     Meningkatnya keinginan masyarakat akan informasi. -     Banyaknya khasanah arsip statis di Kantor Arsip Daerah.

 

 

• Telaah Renstra Arsip Nasional RI Tahun 2015-2019

1. Visi dan Misi Arsip Nasional RI

Visi pembangunan nasional 2015-2025 yaitu mewujudkan Indonesia yang mandiri, maju, adil dan makmur. Guna mewujudkan visi pembangunan jangka panjang tersebut, maka ditetapkan visi pembangunan nasional 2015-2019 yaitu terwujudnya Indonesia yang berdaulat, mandiri, dan berkepribadian berlandaskan gotongroyong. Sejalan dengan visi pembangunan nasional jangka menengah Tahun 2015-2019 tersebut, ANRI telah menetapkan visi perubahan pembangunan kearsipan Tahun 2015-2019 sebagai berikut :

“Arsip sebagai pilar good governance dan integrasi memori

kolektif Bangsa”

Dalam rangka mencapai Visi 2015-2019 “Arsip sebagai pilar good governance dan integrasimemori kolektif bangsa”ditempuh melalui 6 (enam) Misi sebagai berikut:

1. Mewujudkan arsip sebagai indikator kinerja lembaga dan objekpemeriksaan dalam rangka transparansi penyelenggaraanpemerintahan melalui pemberdayaan potensi kearsipan K/L ditingkat pusat dan daerah serta masyarakat;
2. Mewujudkan pengelolaan arsip asset melalui pengembanganaplikasi electronic records system;
3. Mewujudkan penyelamatan dan perlindungan arsip strategis danmelestarikannya melalui sistem seleksi makro strategis, sistemrestorasi modern, digitalisasi dan sistem jaringan informasi;
4. Mengembangkan sistem akses dan layanan arsip melalui aplikasisistem dan jaringan informasi kearsipan;
5. Mewujudkan dan mengembangkan NSPK sebagai alat kontrol ANRIterhadap penyelenggaraan kearsipan;
6. Membangun sinergitas berkelanjutan dengan K/L di pusat dandaerah terutama organisasi kearsipan (unit dan lembagakearsipan) dan lembaga kearsipan internasional yang tergabungdalam ICA dan Sarbica

Dalam rangka mewujudkan visi dan untuk melaksanakan misi perubahan, maka tujuan pembangunan kearsipan ditetapkan sebagai berikut :

1. Terwujudnya penyelenggaraan kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu, melalui Sistem Kearsipan Nasional ;
2. Terwujudnya tertib arsip statis yang bernilai guna pertanggungjawaban nasional ;
3. Terwujudnya penyelenggaraan Sistem dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional ;
4. Terwujudnya manajemen internal yang profesional dalam rangka mendukung tugas penyelenggaraan kearsipan nasional .

Indikator Kinerja Utama ANRI Tahun 2015-2019

1. Persentase Arsiparis pada Lembaga Kearsipan dan Unit Kearsipan Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah Provinsi/ Kabupaten/ Kota, BUMN/BUMD dan Perguruan Tinggi Negeri yang telah memperoleh Sertifikat Kompetensi Kearsipan.
2. Persentase Unit Kearsipan dan Lembaga Kearsipan pada Lembaga Negara, BUMN, Pemerintah Daerah Provinsi/Kabupaten/Kota dan Perguruan Tinggi Negeri yang telah mendapatkan Pengelolaan Arsip Berbasis e-arsip (SIKD dan SIKS).
3. Persentase Unit Kearsipan di lembaga negara, pemerintah provinsi/kabupaten/kota, BUMN/BUMD dan Perguruan Tinggi Negeri yang telah menerapkan pengelolaan program arsip Persentase Persetujuan/Pertimbangan JRA Fasilitatif dan JRA
4. Substantif Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah, BUMN/BUMD dan Perguruan Tinggi Negeri (PTN)
5. Jumlah arsip statis yang diakses, digunakan dan dimanfaatkan oleh masyarakat
6. Jumlah simpul jaringan dalam pengelolaan sistem dan jaringan informasi kearsipan nasional
7. Opini atas pemeriksaan laporan keuangan dari Badan Pemeriksa Keuangan
8. Skor evaluasi Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (AKIP) ANRI vital/arsip aset Nasional (negara/daerah)

• Telaahan Renstra Perpustakaan Nasional Republik Indonesia

Dalam Rencana Strategis Perpustakaan Nasional Republik Indonesia 2015-2019 yang mengacu pada Visi dan Misi Pemerintah Kabinet Kerja serta sembilan agenda prioritas atau Nawa Cita, maka visi dan misi perpustakaan Nasional adalah sebagai berikut:

“Terwujudnya Indonesia Cerdas Melalui Gemar Membaca Dengan Memberdayakan Perpustakaan”

        dengan tagline “Indonesia Gemar Membaca 2019”

Dalam upaya pencapaian terhadap visi Perpustakaan Nasional, maka misi yang akan dicapai dalam kurun waktu 2015-2019 adalah:

Meningkatkan   kualitas sumber daya aparatur, tata kelola pemerintahan yang akuntabel dan kualitas pelayanan publik;

Tujuan Perpustakaan Nasional

Tujuan SKPD

1.  Menggerakkan masyarakat gemar membaca dalam mewujudkan masyarakat yang kreatIf dan inovatif berbasis pengetahuan. 2.  Mendorong pengembangan semua jenis perpustakaan sesuai standart dalam mendukung pembelajaran sepanjang hayat. 3.  Meningkatkan kwalitas dan diversifikasi layanan perpustakaan berbasis TIK 4.  Meningkatkan kualitas dan kwantitas SDM perpustakaan 5.  Mengembangkan keragaram dan pelestarian koleksi nasional dalam mendukung masyarakat belajar sepanjang hayat sesuai dengan karakter bangsa 6.  Mengembangkan infrastruktur layanan Perpustakaan Nasional RI yang modern

1. Mewujudkan masyarakat Kab.Grobogan untuk Gemar membaca 2. Meningkatakan kualitas dan produktivitas SDM aparatur sipil Negara pada Kantor Perpustakaan 1.   Meningkatkan kualitas pelayanan perpustakaan 2.   Meningkatkan keragaman jumlah koleksi perpustakaan

Program Nasional	Program SKPD
1.   Program Pengembangan perpustakaan 2.   Program dukungan manajemen dan pelaksanaan tugas teknis lainnya Perpustakaan Nasional 3.   Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur Perpustakaan Nasional.	1.   Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan 2.   Program Penyelamatan dan Pelestarian Koleksi Bahan Pustaka

Dengan memperhatikan visi, misi, tujuan dan sasaran Renstra Perpustakaa Nasional RI tahun 2015-2019, sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya Kantor Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan mengarah dan ikut mendukung pencapaian misi Kementerian, meliputi misi-misi sebagai berikut:

1. Mengembangkan diversifikasi layanan perpustakaan berbasisi teknologi informasi dan komunikasi (TIK).
2. Mengembangkan perpustakaan yang menjangkau masyarakat luas.
3. Mewujudkan tenaga perpustakaan yang kompeten dan professional.
4. Menggalakkan sosialisasi/promosi/pemasyarakatan gemar membaca.

 

• Telaahan Rencana Tata Ruang Wilayah dan Kajian Lingkungan Hidup Strategis

Dalam penyusunan Renstra Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Tahu n 2016-2021 ini tidak berkaitan secara langsung denga RTRW Kabupaten Grobogan dan KLHS. Sehingga tidak dilakukan telaah terhadap RTRW Kabupaten Grobogan dan KLHS.

• Penentuan Isu – Isu Strategis

Analisa isu – isu strategis adalah bagian yang sangat penting dan menentukan dalam proses penyusunan rencana pembangunan daerah untuk melengkapi tahapan – tahapan yang telah dilakukan sebelumnya.

Isu strategis merupakan kondisi atau hal yang harus diperhatikan dan dikedepankan dalam perencanaan pembangunan karena dampaknya yang signifikan bagi entitas ( daerah / masyarakat ) dimasa datang. Isu strategis juga diartikan sebagai kondisi penting yang apabila tidak diantisipasi akan menimbulkan dampak yang lebih besar atau sebaliknya akan menghilangkan peluang apabila tidak dimanfaatkan. Karakteristik suatu isu strategis merupakan kondisi atau hal yang bersifat penting, mendasar, berjangka panjang , mendesak , bersifat kelembagaan / keorganisasian dan menentukan tujuan dimasa yang akan datang. Oleh karena itu untuk memperoleh rumusan isu – isu strategis diperlukan analisis terhadap fatkta dan informasi kunci yang telah diidentifikasi untuk dipilih menjadi isu strategis.

Adapun isu – isu strategis yang ada pada Dinas Kearsipan dan PerpustakaanDaerah Kabupaten Grobogan adalah sebagai berikut :

1. Masih rendahnya pemahaman tentang pentingnya pengelolaan arsip.
2. Kurangnya koordinasi antara PD, Desa, Kelurahan, Instansi Lain, Lembaga masyarakat terkait dengan pengelolaan arsip statis.
3. Kurangnya sarana dan prasarana kearsipan.
4. Masih kurangnya SDM baik dari sisi kwalitas dan kwantitas.
5. Rendahnya minat baca masyarakat;
6. Kurangnya koleksi perpustakaan sehingga belum memenuhi kebutuhan pemustaka;
7. Rendahnya jumlah perpustakaan yang aktif.

 

 

BAB V

 

• Strategi dan Kebijakan

Strategi adalah keseluruhan cara ataulangkah dengan penghitungan yang pasti untuk mencapai tujuanatau mengatasi persoalan. Cara ataulangkah dirumuskan lebih bersifat makro dibandingkan dengan “teknik“ yanglebihsempit, danmerupakan rangkaian kebijakan. Sehingga strategi merupakancara mencapaitujuan dan sasaran yang dijabarkan kedalam kebijakan-kebijakan dan program-program.

Kebijakan adalah suatu arah tindakan yang diambil oleh pemerintah dalam suatu lingkungan tertentu dan digunakan untuk mencapai suatu tujuan, atau merealisasikan suatu sasaran atau maksud tertentu. Oleh karena itu, kebijakan pada dasarnya merupakan ketentuan-ketentuan untuk dijadikan pedoman, pegangan atau petunjuk dalam pengembangan atau pun pelaksanaan program/kegiatan gunatercapainya kelancaran dan keterpaduan dalam perwujudan sasaran, tujuan serta visi dan misi satuan kerja perangkat daerah. Dalam mencapai tujuan dan sasaran pengelolaan pelayanan kearsipan Kabupaten Grobogan tahun 2016-2021 ditetapkan strategi dan kebijakan sebagai berikut:

1. Strategi yang dijalankan, untuk menjawab tujuan 1adalah :

Meningkatnya kwalitas pelayanan pengelolaan informasi kearsipan dengan kebijakan Pengembangan aplikasi dan Infrastruktur penunjang egovernment penerapan pengelolaan arsip secara baku.

2. Strategi yang dijalankan, untuk menjawab tujuan 2 adalah :

Meningkatkan minat baca dengan mengembangkan perpustakaan yang berkualitas dan kampanye minat baca kepada masyarakat, dengan kebijakan Meningkatkan kualitas pelayanan perpustakaan dengan penyediaan bahan bacaan pada perpustakaan daerah dan perpustakaan keliling.

Agar lebih jelas gambaran tentang tujuan, sasaran, strategi dan kebijakan dapat dilihat pada tabel 4.2.

Tabel 4.2.

Tujuan, Sasaran, Indikator Sasaran Strategi dan Kebijakan

Tujuan	Sasaran	Indikator Sasaran	Strategi	Kebijakan
1	2	3	4	5
Indek kinerja penyelenggaraan kearsipan	meningkatnya kwalitas pengelolalaan arsip daerah	prosentase OPD yang menerapkan arsip secara baku	Meningkatkan kapasitas SDM dan peran seluruh perangkat daerah dalam pengembangan egoverment	Pengembangan aplikasi dan infrastruktur penunjang egovernment
			pengelolaan arsip,	penerapan pengelolaan arsip secara baku
			pengelolaan data kearsipan	manajemen pengelolaan data kearsipan
Prosentase peningkatan pemustaka yang berkunjung ke perpustakaan	meningkatnya jumlah kunjungan	Jumlah pemustaka yang berkunjung ke perpustakaan	Meningkatkan minat baca dengan mengembangkan perpustakaan yang berkualitas dan kampanye minat baca kepada masyarakat	Meningkatkan kualitas pelayanan perpustakaan dengan penyediaan bahan bacaan pada perpustakaan daerah dan perpustakaan keliling

 

 

BAB VI

RENCANA PROGRAM DAN KEGIATAN SERTA PENDANAAN

Sebagai perwujudan dari beberapa kebijakan dan strategi dalam rangka mencapai setiap tujuan strategisnya, maka langkah operasionalnya harus dituangkan ke dalam program dan kegiatan indikatif yang mengikuti ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku dengan memperhatikan dan mempertimbangkan tugas dan fungsi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan. Program terdiri dari beberapa kegiatan yang berupa :

1. kerangka regulasi yang bertujuan untuk memfasilitasi, mendorong, maupun mengatur kegiatan pembangunan dibidang kearsipan yang dilaksanakan sendiri oleh masyarakat; dan
2. kerangka anggaran yang bertujuan untuk menyediakan barang dan jasa publik yang diperlukan masyarakat.

5.1 Rencana Program dan Kegiatan, Indikator Kinerja, Kelompok

       Sasaran

Direncanakan ada sebelas program dan enam puluh tiga kegiatan yang akan dilaksanakan dalam rangka pembangunan di Kabupaten Grobogan tahun 2016 – 2021 Adapun program dan kegiatan tersebut adalah :

• Program Penyelamatan dan pelestarian dokumen /Arsip Daerah.

1. Peningkatan kinerja pengelola arsip SKPD.
2. Alih media arsip in aktif.
3. Alih media arsip statis vital.
4. Alih media arsip non tekstual.
5. Otomasi arsip statis.
6. Abdate data kearsipan.
7. SKIN dan JIKN.
8. Penyusunan perbub JRA fasilitatif non keuangan dan kepegawaian.
9. Penyusunan perbub tentang pedoman pengelolaan arsip dilingkungan pemkab,BUMD dan pemerintah desa.
10. Penyusunan perbub pola klasifikasi dan JRA.
11. Penyusunan perbub tentang pedoman penggunaan sarana penyimpanan arsip.
12. Penyusunan perbub tentang JRA keuangan dilingkungan pemda.
13. Preservasi arsip C desa/ kelurahan.
14. Preservasi/ restorasi arsip statis.
15. Pameran kearsipan.

• Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi.

1. Bintek kearsipan bagi perangkat desa.
2. Bintek kearsipan bagi kaur umum.
3. Bintek kearsipan bagi pengelola arsip SKPD.
4. Bintek kearsipan bagi BUMD.
5. Bintek kearsipan bagi organisasi wanita.
6. Bintek kearsipan bagi pengurus tim penggerak PKK   Kabupaten / Kecamatan.
7. Bintek kearsipan bagi TU UPTD Dinas kesehatan Se- Kab. Grobogan.
8. Bintek kearsipan bagi pengelola arsip SD.
9. Peningkatan ilmu kearsipan bagi perangkat desa.
10. Pelatihan arsip in aktif bagi TU SMPN / swasta Se- Kab. Grobogan.
11. Pelatihan arsip in aktif bagi UPTD diknas Se- Kab. Grobogan.
12. Pelatihan arsip in aktif bagi UPTD pertanian Se- Kab. Grobogan.
13. Pelatihan arsip in aktif bagi pengelola arsip SKPD Se- Kab. Grobogan.
14. Pelatihan arsip in aktif bagi pengelola arsip desa Se- Kab. Grobogan.
15. Monitoring dan evaluasi kearsipan.
16. Pembinaan arsip SKPD.
17. Pembentukan desa percontohan tertib administrasi kearsipan.
18. Lomba tertib administrasi arsip desa.
19. Penelusuran arsip statis daerah.

• Program pemeliharaan rutin/ berkala sarana dan prasarana kearsipan.

1. Fumigasi dan termite control.
2. Penyiangan arsip in aktif.

• ProgramPengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan

Kegiatan:

1. Pemasyarakatan minat dan kebiasaan membaca untuk mendorong terwujudnya masyarakat pembelajar
2. Pengembangan Minat dan Budaya Baca
3. Supervisi, Pembinaan dan stimulasi pada perpustakaan umum,perpustakaan khusus, perpustakaan sekolah dan perpustakaan masyarakat
4. Pelaksanaan Koordinasi pengembangan keputusan
5. Penyediaan bantuan pengembangan perpustakaan dan minat baca didaerah
6. Penyelenggaraan koordinasi pengembangan budaya baca
7. Perencanaan dan penyusunan program budaya baca
8. Publikasi dan sosialisasi minat dan budaya baca
9. Penyediaan bahan pustaka perpustakaan umum daerah
10. Monitoring evaluasi dan pelaporan

• Program penyelamatan dan pelestarian koleksi bahan pustaka.
  1. Pelestarian karya cetak dan karya rekam
  2. Fumigasi dan Termite Control
• Pelayanan Administrasi Perkantoran.

1. Penyediaan jasa surat menyurat.
2. Penyediaan jasa komunikasi, sumber daya air dan listrik.
3. Penyediaan jasa perbaikan peralatan kantor.
4. Penyediaan alat tulis kantor.
5. Penyediaan barang cetakan dan penggandaan.
6. Penyediaan komponen instalasi listrik / penerangan kantor.
7. Penyediaan bahan bacaan dan peraturan perundang undangan
8. Penyediaan makanan dan minuman.
9. Rapat rapat koordinasi dan konsultasi ke luar daerah.
10. Rapat rapat koordinasi dan konsultasi ke dalam daerah.
11. Pemeliharaan rutin dan berkala arsip statis.
12. Pengelolaan kebersihan, keamanan dan transportasi.

• Program Peningkatan Sarana Prasarana Aparatur.
  1. Pengadaan peralatan gedung kantor.
  2. Pemeliharaan rutin / berkala gedung kantor.
  3. Pemeliharaan rutin/ berkala kendaraan dinas operasional.
• Program Peningkatan Dispilin Aparatur.

1. Pengadaan pakaian hari hari tertentu.

• Program Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur.

1. Pendidikan dan pelatihan non formal.
2. Pendidikan dan pelatihan administrasi kearsipan bagi karyawan / karyawati kantor Arsip Daerah.

• Program perencanaan pembangunan daerah.

1. Penyusunan renstra dan renja Kantor Arsip Daerah Kab. Grobogan.
2. Evaluasi renstra dan renja.

• Program Peningkatan Pengembangan Sistem Pelaporan Capaian Kinerja Keuangan.

1. Penyusunan laporan capaian kinerja dan ikhtisar realisasi kinerja SKPD.
2. Penyusunan pelaporan keuangan akhir tahun.
3. Pengelolaan asset.
4. Penyusunan LKjiP.
5. Penyusunan LKPJ dan LPPD.

Rencana Program, Kegiatan, Indikator Kinerja, Kelompok Sasaran, dan Pendanaan Indikatif

Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan

Tujuan	Sasaran	Indikator Sasaran	Program kegiatan	Indikator Kinerja Program/ kegiatan	Satuan	Capaian Kinerja Program dan Kerangka Pendanaan												Kondisi Kinerja Pada Akhir RPJMD 2021		SKPD Penang-gung jawab
						Capaian pada awal tahun perencanaan		2017		2018		2019		2020		2021
						2015	2016	Target	Juta Rp.	Target	Juta Rp.	Target	Juta Rp.	Target	Juta Rp.	Target	Juta Rp.	Target	Juta Rp.
Prosentase peningkatan pemustaka yang berkunjung ke perpustakaan	Meningkatnya budaya minat baca masyarakat	prosentase peningkatan   pemustaka yang berkunjung ke perpustakaan	1)   Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan	Jumlah pemustaka yang berkunjung ke perpustakaan		140	360	25.000	642	46.000	411	69.000	472	93.000	1267	119.000	1429	146.000	4312
			a)  Kegiatan Panyediaan Bahan Pustaka Perpustakaan Umum	Tersedianya bahan pustaka perpustakaan umum	Buku		7,5	950	50	471	40	403	40	800	200	800	220		347,5
			b)  Kegiatan Panyediaan Bahan Pustaka Perpustakaan Mobil Keliling	Tersedianya bahan pustaka perpustakaan mobil keliling	Buku		7,5	700	40				0		0		1100		147,5
			c)  Kegiatan Monitoring dan Evaluasi Perpustakaan binaan	Terlaksananya Monitoring dan Evaluasi Perpustakaan binaan	Perpustakaan		75	38	15	38	16		0		0		100		206
			d)  Kegiatan Pengembangan Layanan perpustakaan	Terlaksananya Pengembangan Layanan	Paud / TK	50	70	30	30	42	35	30	142	24	200	24	220	420	912
			e)  Kegiatan Lomba Bercerita bagi anak	Terlaksananya Lomba Bercerita bagi anak	Peserta			38	21	38	15		0		0		50		86
			f)   Kegiatan Workshop Peningkatan Minat Baca	Terlaksananya Workshop Peningkatan Minat Baca	Peserta			50	40	50	19		0						109
			g)  Kegiatan Pameran Buku Murah dan Penunjangnya	Terlaksananya Pameran Buku Murah dan Penunjangnya	Hari			10	170	6	100		0		0		100		420
			h) Kegiatan Rapat koordinasi Pengembangan Perpustakaan	Terlaksananya n Rapat koordinasi Pengembangan Perpustakaan	Peserta			50	40				0		0		50		90
			i)   Kegiatan Bimbingan Teknis Pengelola Perpustakaan sekolah	Terlaksananya Bimbingan Teknis Pengelola Perpustakaan sekolah	Peserta			50	31	60	29		0	50	35	0	40		110
			j)   Kegiatan Pendampingan Program Perpus Seru Cocacola Foundation Indonesia	Terlaksananya Pendampingan Program Perpus Seru Cocacola Foundation Indonesia	Kegiatan			6	72	12	72		0		0		0		144
			k)  Kegiatan Pengolahan Bahan Pustaka	Terlaksananya Pengolahan Bahan Pustaka	Eksemplar			2500	13	450	5		0	1500	175	1500	205		68
			l)   Peremajaan Otomasi Perpustakaan (inlis)		Paket									1	100	1	110
			m)Kegiatan Layanan   Perpustakaan Malam	Terlaksananya Layanan Perpustakaan Malam	Pengunjung			5400	55	6000	45		0		0		50		100
			n) Kegitan Perpustakaan Keliling	Terlaksananya Perpustakaan Keliling	Lokasi / Bulan			144	30	12	35		0		0		50		115
			o)  Kegiatan Stock Opname		Bulan			3	32				0						82
			p)  Publikasi dan Sosialisasi Minat dan Budaya Baca		Hari							6	120	6	605	6	690		665
			q)  Pembinaan dan Pelatihan Pengelola Perpustakaan.		Peserta							35	50	35	70	35	80		150
			r)  Pemasyarakatan Minat dan Kebiasaan Membaca Untuk Mendorong Terwujudnya Masyarakat Pembelajar	Terwujudnya Pojok Baca di Fasilitas Umum										3	75	3	80		155
			s)  Pengembangan Minat dan Budaya Baca	Terlakasnaya Lomba Bercerita Bagi Anak										50	17	50	19		117
			t)  Fasilitasi dan Pengembangan Perpustakaan Kewilayahan	Tersedianya fasilitas dan pengembangan perpustakaan kewilayahan										5	100	5	120		220
			u) Pembinaan dan Pelatihan Pengelola Perpustakaan	Meningkatnya Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan										35	70	35	80		150
			v)  Pengadaan E Book	Meningkatnya Budaya Baca Masyarakat										1	100		110		210
			w) Peremajaan Otomasi Perpustakaan	Meningkatnya Kualitas Pelayanan Perpustakaan											100		100		200
			2)    Program Penyelamatan dan Pelestarian Koleksi Bahan Pustaka				120	50	63	50			10	7	175	7	205		773
			a)            Kegiatan Fumigasi dan termite Control Bahan Pustaka	TerlaksananyaFumigasi dan termite Control Bahan Pustaka	Ruang			2	63	1	65	2	70		70		100		133
			b)   Pengolahan Bahan Pustaka									2000	10	1500	175	1500	205		390
2. Indek kinerja penyelenggaraan kearsipan	Meningkatnya kwalitas pengelolaan arsip daerah	Persentase OPD yang menerapkan arsip secara baku	3)    Program penyelamatan dan pelestarian dokumen/arsip daerah	prosentase arsip daerah yang diduplikasi terhadap arsip yang harus di duplikasi	%	0	51	100	300	100	147	100	25	100	225	100	855	100	1,623
			a)   Alih media arsip statis vital	Terlaksananya Alih media arsip statis vital	Lembar			4511	45				0		0		200	12000	245
			b)   Penyusunan Perbub Pola Klasifikasi Kearsipan Kearsipan dan Jadwal Retensi Arsip	Terwujudnya Perbub Pola Klasifikasi Kearsipan Kearsipan dan Jadwal Retensi Arsip	Perbub			2	40	1	40		0		0		0		80
			c)   Kegiatan Rakor Kearsipan bagi Pengelola Arsip SKPD Se- Kabupaten Grobogan	Terlaksananya Rakor Kearsipan bagi Pengelola Arsip SKPD Se- Kabupaten Grobogan	SKPD			49	95				0		0		100		195
			d)   Kegiatan Perservasi Arsip/ Penyiangan Arsip	Terlaksananya Perservasi Arsip/ Penyiangan Arsip	Berkas kegiatan			24000	65	1	60		0		0		100		225
			e)   Pameran kearsipan	Terwujudnya informasi ttg kearsipan	Lokasi			1	55	1	47		0		200		200	9	502
			f)    Pendataan dan Penataan Dokumen / Arsip Daerah		OPD							1	25	2	50	2	60		135
			g)   Penduplikatan Dokumen / Arsip Daerah dalam bentuk Informatika	Terlaksanaya Preservasi arsip buku C Desa										19	65	19	70		135
			h)  Penelusuran Arsip Statis Daerah	Teridentifikasinya arsip statis daerah untuk akuisisi, penyelamatan dan pelestarian arsip statis sesuai dengan kaidah kearsipan yang baku										1	60	1	65		125
			i)    Pengolahan dan Penyimpanan Arsip In Aktif	Teridentifikasinya arsip statis daerah untik akuisisi, penyelamatan dan pelestarian arsip statis sesuai dengan kaidah kaidah kearsipan yang baku										1	50	1	60		110
			4)    Program peningkatan kualitas pelayanan informasi	prosentase pengelola arsip yang bersertifikasi	%	0	253,689	47,75	305	65,77	128		294		580		1190	100	2865
			a) Bintek kearsipan bagi BUMD	Meningkatnya ketrampilan kearsipan BUMD	Orang			35	50				0		0		0	90	50
			b)  Bintek kearsipan bagi pengelola arsip SD	Meningkatnya ketrampilan kearsipanpengelola arsip SD				58	85	58	29		0		0	42	50	250	164	Sesi akuisisi dan pengolahan
			c)   Monitoring dan Evalusi kearsipan	Terlaksananya Monitoring dan Evalusi kearsipan	Desa			100	40				0		0			5	40
			d)  Pembentukan desa percontohan tertib adm. Kearsipan	Terbentuknya desa percontohan tertib adm. Kearsipan	Desa	2	1	1	45	2	40		0		0		50	10	136
			e)   Pembenahan Kearsipan bagi SKPD se Kab. Grob	Kemudahan Pencarian Arsip	Kecamatan			7	85	9	38		0		0		50	0	173
			f)   Bimtek dan Sosialisasi Pengawasan Kearsipan	Tersosialisasinya Pengawasan Kearsipan	OPD					35	20		0		0		50	0	70
			g)  Penyediaan Sarana Layanan Informasi Arsip		Kabupaten									1	65	1	70		135
			h)  Sosialisasi/ Penyuluhan Kearsipan di Lingkungan Instansi Pemerintah / Swasta		%							50	78	100	295	100	320		692,292,5
			i)   Penyusunan Peraturan Perundang –Undangan Tentang Kearsipan		Dokumen							2	70	1	40	1	50		160
			j)   Fasilitasi minat dan Budaya Baca Usia Dini		Peserta							50	20		0		100		120
			k)  Fasilitasi dan Pengembangan Kearsipan Kewilayahan		Kecamatan/OPD							10	60	10	90	10	100		250
			l)   Pameran Kearsipan		Event							2	35	2	50	2	55		140
			m) Audit Kearsipan Instansi Pemerintah		OPD							25	40	25	40	25	150		230

 

Tujuan	Sasaran	Indikator Sasaran	Program kegiatan	Indikator Kinerja Program/ kegiatan	Satuan	Capaian Kinerja Program dan Kerangka Pendanaan												Kondisi Kinerja Pada Akhir RPJMD 2021		SKPD Penang-gung jawab
						Capaian pada awal tahun perencanaan		2017		2018		2019		2020		2021
						2015	2016	Target	Juta Rp.	Target	Juta Rp.	Target	Juta Rp.	Target	Juta Rp.	Target	Juta Rp.	Target	Juta Rp.
			5)   Program Pelayanan administrasi perkantoran	Meningkatnya pelayanan kerja					637		802		1,380,635	12	1,475,635	12	1,565		2.,889,294
			a.   Penyediaan jasa surat menyurat	Terlayaninya administrasi surat menyurat dan kebutuhan benda-benda pos	bulan	12	12	12	25	12	51	12	35	12	40	12	45	100	208
			b.   Penyediaan jasa komunikasi, sumber daya air dan listrik	Terbayarnya rekening listrik, air dan telepon setiap bulan	bulan	12	12	12	71	12	76	12	75	12	75	12	75	100	384
			c.   Penyedia Jasa Administrasi Keuangan	Terlaksananya Program Pelayanan Administrasi Perkantoran	Dokumen			7	11	4	15		0		0		0		26
			d.   Penyediaan jasa perbaikan peralatan kantor	Terpeliharanya peralatan kantor	item	12	12	3	21	12	75	1	60	1	80	1	85	100	383
			e.   Penyediaan alat tulis kantor	Tersedianya alat tulis kantor	Jenis	12	12	34	56	60	80	60	65	60	95	60	90	100	398
			f.    Penyediaan barang cetakan dan penggandaan	Tersedianya barang cetakan danpenggandaan	Jenis	12	12	11	55	13	70	13	65	13	65	13	75	100	392
			g.   Penyediaan komponen instalasi listrik/ penerangan kantor	Tersedianya komponen instalasi listrik	Item	12	12	14	8	15	25	15	25	15	50	15	55	100	175
			h.   Penyediaan bahan bacaan dan peraturan perundang undangan	Tersediannya majalah,koran dan buku peraturan perundang undangan	Jenis	12	12	15	21	5	25	5	25	5	30	5	35	100	148
			i.    Penyediaan makanan dan minuman	Tersediannya makan minum untuk pegawai	Item	12	12	2	35	3	45	3	55	39	55	39	60	100	274
			j.    Rapat rapat koordinasi dan konsultasi ke luar daerah	Tersedianya pembiayaan perjalananan dinas ke luar daerah	Kali	12	12	68	140	170	190	12	575,635	170	575,635	170	600	100	1,152,224
			k.   Rapat rapat koordinasi dan konsultasi ke dalam daerah	Tersedianya pembiayaan perjalananan dinas ke dalam daerah	Kali	12	12	454	45	215	30	12	270	200	270	200	300	100	939
			l.    Pemeliharaan rutin dan berkala arsip statis	Terpeliharanya arsip statis	SKPD	12	12	49	52			0	0	0	0	0	0	100	76
			m. Pengelolaan kebersihan, keamanan dan transportasi.	Terwujudnya kenyamanan,kebersihan dan transportasi	bulan	12	12	12	96	12	120	12	130	1	140	1	145	100	655
			6)   Program Peningkatan sarana dan prasarana apartur	Meningkatnya kenyamanan kerja					250		595		5305	1	5465	1	0		27075
			a)   Pengadaan peralatan gedung kantor	Tersedianya peralatan kantor	Buah	6	9	20	100	12	100	6	100	6	200	6	0	100	615
			b)   Pemeliharaan rutin/ berkala gedung kantor	Terlaksananya pemeliharaan gedung	Paket	1	1	1	40	1	70	1	75	1	100	1	0	5	292
			c)   Pemeliharaan rutin/ berkala kendaraan dinas operasional	Terlaksananya perbaikan kendaraan dinas	Kendaraan	8	7	14	60	14	60	15	60	15	90	15	0	100	480
			d)   Pemiliharaan Rutin/ Berkala Perlengkpan Gedung Kantor	Terawatnya Gedung Kantor	Ruang					1	65	2	70	2	75	2	0		210
			e)   DED Pembangunan Depo Arsip	Terlaksananya Pembangunan Depo Arsip	Paket			1	50			1	50		100		100		400
			f)    Pembangunan Gedung kantor	Terlaksananya Pembangunan Depo Arsip dan gedung layanan perpustakaan	Gedung							1	5000	1	5000	1	0		10,000
			g)   DED Pembangunan gedung layanan perpustakaan	Terlaksananya Pembangunan gedung layanan perpustakaan						1	100								100
			7)   Program Peningkatan Pengembangan system pelaporan capaian Kinerja dan Keuanga								16		5		8		9,5		43,5
			a.   Penyusunan LKJJIP, LKPJ dan LPPD	Tersedianya Penyusunan LKJIP, LKPJ dan LPPD	Dokumen					2	16		0						21
			b.   Penyusunan Pelaporan Keuangan Akhir Tahun		Dokumen							1	5	1	3	1	3,5		11,5
			c.   Penyusunan Laporan Capaian Kinerja dan Ikhtisar Realisasi SKPD	Tersusunnya laporan capaian kinerja dan ikhtisar realisasi kinerja PD	Jenis									3	5	3	6		11
			8)   Program peningkatan disiplin aparatur	Terciptanya keseragaman pakaian karyawan					37		35x		45		45		0	105	162
			a.   Pengadaan Seragam kantor	Tersedianya pakaian seragam karyawan	Orang			40	37				0		0		0		37
			b.   Prngsdaan Pakaian Khusus hari –hari Tertentu							30	35	39	45	41	45	41	50		125
			9)   Program Peningkatan kapasitas sumber daya apratur	Meningkatnya kualitas SDM					40		202		107		107		250		556
			a)   Pendidikan dan pelatihan non formal	Tersedianya pegawai yang memadai SDM nya	Kali	10	10	39	40	80	157	26	107	26	107	26	107	100	431
			b)   Sosialisai Peraturan Perundang- Undangan	Meningkatnya SDM tentang Perbub kode klasifikasi dan JRA	OPD					48	45		0		0		100		145

 

BAB VII

KINERJA PENYELENGGARAAN BIDANG URUSAN

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan berdasarkan rencana Program dan Kegiatan yang dilaksanakan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah guna memecahkan masalah yang dihadapi sesuai dengan visi, misi, tujuan dan sasaran, dirumuskan Indikator Kinerja yang mengacu pada tujuan dan Sasaran RPJMD Kabupaten Grobogan .

Sebagai bagian dari upaya mewujudkan transparansi dan akuntabilitas, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah akan membuat laporan kinerja atas pelaksanaan rencana kerja dan anggaran berupa keluaran kegiatan dan indikator kinerja masing-masing kegiatan. Indikator kinerja dapat merupakan suatu ukuran kuantitatif dan atau ukuran kualitatif yang menggambarkan tingkat pencapaian suatu sasaran atau tujuan yang ditetapkan. Indikator kinerja dapat juga berfungsi sebagai dasar untuk menilai tingkat kinerja dalam tahap perencanaan ,tahap pelaksanaan atau setelah tahap kegiatan selesai dan berfungsi dan sebagai ukuran yang digunakan untuk menunjukkan kemajuan yang dicapai dalam perwujudan dari tujuan sasaran yang ditentukan.

Adapun beberapa Indikator Kinerja RPJMD pada urusan Kearsipan dan perpustakaan yang wajib diupayakan pencapaiannya oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan adalah sebagai berikut :

1. Indek kinerja penyelenggaraan kearsipan.
2. Prosentase peningkatan pemustaka yang berkunjung ke perpustakaan.

 

 

Indikator Kinerja Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan yang mengacu pada tujuan dan sasaran RPJMD dapat dilihat dari Tabel 7.1 di bawah ini :

Tabel 7.1
Indikator Kinerja OPD yang Mengacu pada Tujuan dan Sasaran RPJMD
Pada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan
No	Indikator	Satuan	Kondisi Kinerja Pada Awal RPJMD	Target Capaian Setiap Tahun
				Tahun 2016	Tahun 2017	Tahun 2018	Tahun 2019	Tahun 2020	Tahun 2021	Kondisi Pada Akhir RPJMD
1	2		3	4	5	6	7	8	9	10
I	Urusan Kearsipan
1	indek kinerja penyelenggaraan kearsipan	index	C	C	C	C	CC	B	BB	BB
2	prosentase peningkatan   pemustaka yang berkunjung ke perpustakaan	%	0	5	5	5	10	15	20	20

BAB VIII

PENUTUP

 

Rencana Strategis (RENSTRA) Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan 2016-2021 merupakan perwujudan dan respon dari Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan untuk turut serta mewujudkan Visi Pemerintah Kabupaten Grobogan  yaitu “”Terwujudnya masyarakat Kabupaten Grobogan yang sejahtera secara utuh dan menyeluruh”.  Sesuai dengan tugas dan fungsinya yang di tetapkan dalam Peraturan Daerah (PERDA) Kabupaten Grobogan Nomor 8 Tahun 2008 tentang Organisasi Perangkat Daerah dan Peraturan Bupati Nomor Nomor 15 Tahun 2016 tentang Kedudukan Susunan Organisasi, Tugas Pokok, Fungsi Uraian Tugas Jabatan Dan Tata Kerja Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan,  renstra ini menjadi panduan dan pegangan dalam menyusun program dan kegiatan yang diimplementasikan dalam rencana kerja.

Rencana rumusan pelaksanaan program dan kegiatan bidang kearsipan yang tercantum dalam renstra ini  diharapkan dapat bersinergi dengan arah pembangunan secara umum. Hasil-hasil pembangunan bidang kearsipan dan perpustakaan diharapkan pula mampu menjadikan arsip sebagai sarana peningkatan pengetahuan sehingga memiliki daya saing yang tinggi.

Keberhasilan dalam implementasi Renstra ini sangat ditentukan adanya kerja keras, kerja cerdas, kerja ikhlas yang dilandasi dengan profesionalisme, komitmen, integritas, dan dedikasi yang tinggi disertai dengan semangat kebersamaan, sinergi dan harmoni dari segenap pegawai di lingkungan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Grobogan. Selain itu, hal yang tidak kalah pentingnya adalah adanya efisiensi dan efektifitas kerja sama dan koordinasi dari berbagai pihak. Pelaksanaan Renstra ini selama kurun waktu 5 tahun ke depan tidak terlepas juga dari kondisi yang terus berkembang di tingkat daerah, provinsi maupun nasional sehingga tidak menutup kemungkinan paa saatnya nanti  diperlukan penyempurnaan program maupun kegiatan dengan tetap mengutamakan tercapainya  tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan dan dilakukan dengan memperhatikan kaidah /peraturan yang berlaku.

 

 

Purwodadi,    Agustus 2019

Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah

Kabupaten Grobogan

 

 

Drs. MURYANTO,MM

NIP 1959111 198712 1 001